Was sagt Ihre E-Mail-Box über Sie aus?

Ich hatte heute Morgen 47 E-Mails in meinem Posteingang und zählte nicht auf, was Gmail und Mac Mail in Spam, Listservs und Anzeigen herausgefiltert hatten. Das ist ziemlich typisch für einen Freitag. Samstage haben viel weniger, was mich erleichtert und ängstlich macht, dass etwas nicht durchkommt. Bin ich bei E-Mails ungewöhnlich neurotisch? Ich denke nicht.

Wir alle nähern uns dem Austausch und Speichern von Informationen ein wenig anders und das gleiche gilt für E-Mails. Nicht nur was wir sagen oder senden, sondern was wir behalten. Die Allgegenwart von "In-Boxes" wirft die Frage auf, wie wir mit denen umgehen, die wir erhalten. Nicht jeder benutzt E-Mails auf die gleiche Weise, aber nie zuvor in der Geschichte war es möglich, so viele "persönliche Kontakte" von so vielen zu haben. Für manche ist es eine Karriere-Lebenslinie, für andere ist es das Zentrum ihrer sozialen Existenz. Die meisten von uns sind irgendwo in der Mitte. Wie wir E-Mails verwalten, hängt davon ab, wie wir sie nutzen, wie wichtig uns verschiedene Arten von E-Mails sind, sei es von einem Liebhaber oder einer Anzeige mit einem Gutschein, und unserem allgemeinen Zugang zu Information und Leben.

Quelle: Pamela Rutledge / Shutterstock

Es ist nicht zu leugnen, dass E-Mails sich persönlich anfühlen, besonders jetzt, wo Smartphones das erweitern, was früher ein Desktop / Laptop Event war. Studien haben E-Mail- und SMS-Textnachrichten als Interventionen zur Änderung des Verhaltens verwendet (z. B. Lim, et al., 2012). Dies macht das Problem der E-Mail-Verwaltung zu einer besser geladenen Angelegenheit, als wenn man beispielsweise aus dem Urlaub nach Hause kommt, um eine Woche lang Postsendungen zu sortieren.

Wir haben auch immer noch eine Generationslücke, nicht durch das Alter, sondern durch die Technologieannahme. Menschen unterscheiden sich in ihrem Interesse und ihrer Fähigkeit, digitale Korrespondenz wie E-Mails zu "kontrollieren". Manche Leute benutzen es überhaupt nicht, finden es mühsamer als es sich lohnt – zum Leidwesen ihrer sozialen Gruppe, die das Gartenclub-Protokoll in PDF versenden will.

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Einige der Unterschiede im E-Mail-Management sind ausschließlich auf Wissen und Fähigkeiten zurückzuführen. Zum Beispiel, einige Leute wissen nicht über Spam-Filter, Ordner, den Speicherort der Schaltfläche zum Löschen oder andere Möglichkeiten zur Verwaltung all dieser e-Missiveres.

Das unausgesprochene Ziel einer organisierten E-Mail-Box ähnelt der Organisation Ihrer Schreibtischschublade. Aber für die meisten geht E-Mail-Management auf ein paar mehr Persönlichkeitsverhalten zurück – eine Kombination aus Organisation, Verschleppung, Perfektionismus, Verlustangst und der Fähigkeit, loszulassen. Wo fällst du hin?

Die E-Mail-Domina

Der Super-Efficient wird eine Null-Toleranz-Richtlinie für ungelesene E-Mails haben. Die meisten Organisations-Gurus werden Ihnen sagen, dass Sie während der festgelegten Zeiten Ihre E-Mail-Vereinbarung mit ihr abstimmen und bestimmen sollten, was mit einer schnellen Antwort gehandhabt werden kann oder was bei längerer Zeit außer Acht gelassen werden muss. Die Idee ist, den ungelesenen Stapel nicht zu verlieren, damit er verrückt wird. Sobald Sie wissen, dass Sie Zeit haben, Ihren Posteingang zu überprüfen, können Sie mit ununterbrochener Zeit fortfahren und produktiver sein. Psychologisch bedeutet es, dass Sie sich zurückhalten, um zu wissen, dass sich diese E-Mails häufen, es sei denn, Sie haben eine geplante Strategie für ihre Überprüfung (es sei denn, Sie kümmern sich wirklich nicht darum, was da ist).

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Der Procrastinator

Jeder weiß, dass E-Mail-Verarbeitung Ihren Tag aufs Spiel setzen kann, wenn Sie keine vorrangige Beurteilung darüber abgeben, was wichtig ist. Dies macht das Aufbewahren einer ungelesenen E-Mail-Box zu einer ausgezeichneten Strategie für jemanden, der vermeidet, etwas Schweres zu tun, wo er denken muss. Wenn Sie mit all Ihren E-Mails umgehen, um Ihre Arbeit zu vermeiden, müssen Sie sich keine Gedanken darüber machen, sie für später zu speichern.

Der Filterer und Filer

Manche Menschen speichern ihre gelesene E-Mail mithilfe von Filtern und Ordnern, um das Auffinden von Informationen in Zukunft zu erleichtern. Das Speichern von E-Mails ist schneller als das Speichern der Informationen in einem anderen Format (z. B. Speichern in PDF und Ablage außerhalb des Mail-Programms). Wenn Sie nach alten Reisereservierungen, Steuererklärungen oder Vorschlägen suchen müssen, ist diese Strategie sinnvoll. Obwohl es wahrscheinlich ein wenig wahnhaft ist, da E-Mail-Programme relativ zu normalen Dateien schwer zu durchsuchen sind. Wie oft haben Sie nach einer E-Mail gesucht und mussten einen Kollegen fragen, "an welchem ​​Datum haben Sie die E-Mail gesendet?" Es gibt jedoch kleine Grenzkosten beim Speichern von E-Mails in Bezug auf den Speicher, die nur die E-Mail-Boxen aufräumen macht wirtschaftlich Sinn, wenn Ihre E-Mail-Datei träge ist, nicht weil Sie Ihre E-Mail-Box-Kapazität treffen. Einige E-Mail-Programme, wie Mac Mail, machen Archivierung Jahre unmöglich, so dass ein Dilemma zu verlieren oder zu retten Dilemma schwieriger. Diese Strategie funktioniert für Perfektionisten.

Der Perfektionist

Ok, du weißt wer du bist. Perfectionists speichern die gelesenen E-Mails mit der Idee, dass sie alles bekommen, was sie von ihnen erwarten, vom Einlösen von Gutscheinen bis zum Besuch von Webinaren und dem Lesen von E-Book-Downloads von Hubspot. Es ist das digitale Äquivalent der Ausbesserung im hinteren Teil des Wandschranks oder eine To-Do-Liste, die so lang ist, dass sie möglicherweise nicht nützlich sein kann. Dies erlaubt es den Perfektionisten, ein Workaholic zu sein, wenn die Notwendigkeit der Rechtfertigung besteht.

Freie Geister

Die meisten Menschen lesen ihre E-Mails – unser berufliches und soziales Leben konzentriert sich hauptsächlich auf digitale Kommunikation. Einige nicht. Jemand mit Tausenden von ungelesenen E-Mails kümmert sich nicht sehr darum, was sie sagen oder fühlt nicht, dass da etwas drinnen ist, was für das, was sie täglich tun, dringend oder relevant ist. Wenn Sie nicht alle ungelesenen E-Mails löschen, entsteht die Illusion, wenn Sie wissen wollten, was dort vor sich geht, könnten Sie es herausfinden. Gleichzeitig haben Sie das Gefühl, dass Sie sehr beliebt sein müssen, denn warum sonst hätten Sie diese ganze E-Mail? Es bedeutet wahrscheinlich auch, dass Free Spirits einen Weg gefunden haben, mit Leuten in Kontakt zu bleiben, die wirklich wichtig sind, ohne E-Mails zu verwenden, sei es SMS oder Brieftauben.

Das Wahre Überwältigt

Manchmal ist es schwierig, zwischen Freien Geistern und Überbewältigten zu unterscheiden, da sie keine E-Mails beantworten oder nur sporadisch. Der Unterschied kann in ihren Gesichtern gesehen werden. Die italienische Post war einmal so dahinter, dass sie einfach einen Haufen Post wegwarfen und frisch anfingen. Das ist eine vernünftige Strategie für das Wahre Übergewicht. Wenn Sie etwas Wichtiges verpasst haben, erhalten Sie höchstwahrscheinlich die E-Mail "Haben Sie meine E-Mail erhalten?".

Sicherheitssucher

Manche Menschen speichern E-Mails für das Gefühl der Sicherheit, das sie glauben, dass sie Dinge finden könnten, wenn sie es brauchen, aber sie brauchen es selten oder nie. Einige von uns haben mehr Toleranz für Unsicherheit als andere. Das Speichern von E-Mails ist auf lange Sicht jedoch eine unbefriedigende Sicherheitslücke, da man sich an so viele Dinge (wie die Betreffzeile) erinnern muss, um eine bestimmte E-Mail zu finden.

Romantiker

Manche Leute speichern E-Mails von Freunden, Verwandten und Personen, die ihnen wichtig sind, weil es einfach falsch erscheint, sie zu löschen, als ob sie es wären. Dies ist jemand, der für SnapChat völlig ungeeignet ist.

Was am wichtigsten ist, ist, dass Ihr E-Mail-Stil für Sie arbeitet. Wenn nicht, können Sie den Rängen der E-Mail Frustrated beitreten.

Die E-Mail frustriert

Diese Person (und ich bin eine davon) ist eine Mischung aus Filterer / Filer, Perfektionist und Romantic. Wir verbringen unsere ganze Zeit damit, nach einem besseren E-Mail-Programm zu suchen, das unsere E-Mail-Verwaltungsprobleme lösen kann, weil wir zu viele sparen und immer noch nichts finden, wenn wir es brauchen. Wenn Sie eine Empfehlung haben, suche ich noch!

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Lim, MSC, Hocking, JS, Aitken, CK, Fairley, CK, Jordan, L., Lewis, JA, et al. (2012). Auswirkungen von Text-und E-Mail-Messaging auf die sexuelle Gesundheit von Jugendlichen: Eine randomisierte kontrollierte Studie. Journal of Epidemiology und Community Health, 66 (1), 69-74.