Früher in diesem Frühjahr habe ich angefangen, eine Menge Anfragen zu bekommen, um zu lange Aufgabenlisten verwalten zu können, und deshalb habe ich diesen Prozess veröffentlicht, um sie zu organisieren. Unwirksame Aufgabenlisten geben uns das Gefühl, dass wir zu viel zu viel Zeit haben, was uns überfordert macht. Ironischerweise macht uns das bei der Planung und Verwaltung unserer Zeit schlechter.
Sie haben vielleicht eine perfekt organisierte Aufgabenliste, aber das ist immer noch überwältigend – ich habe gerade eine mit einem Kunden durchgegangen, und ehrlich gesagt war ich erschöpft, wenn ich nur darauf schaute. Wenn Ihre Aufgabenliste Sie in eine "Ich habe nicht genug Zeit, all dies zu tun" Schwanz drehen, ist es Zeit, um diesen Welpen in etwas überschaubar zu reduzieren. Dies ist ein anderer Prozess als das Organisieren Ihrer To-Do-Liste oder das effektivere Formatieren. Es geht darum, diese Liste zu verkürzen – das Zeug, das Sie fürchten – zu verlieren, ohne die Konsequenzen zu haben, nicht zu tun, was Sie tun müssen, um fertig zu werden. *
In einer idealen Welt könnten wir alle die weltberühmten Prinzipien von Marie Kondo anwenden, um unseren Kleiderschrank von unserer To-Do-Liste zu säubern: Alles, was nicht "Freude macht", legen wir in den Müll (löschen) oder verschenken ( delegieren). Die meisten meiner Kunden beginnen mit sehr wenig auf ihrer Aufgabenliste, auf die sie sich freuen; man hat vor kurzem erklärt, dass sie nur Dinge auf ihre To-Do-Liste stellt, die sie nicht machen will, weil sie sich daran erinnert, zu tun, was sie eigentlich tun möchte.
Hier also, wie man eine zu lange To-Do-Liste in eine Liste von Dingen umwandelt, die man eigentlich machen möchte:
Schritt 1: Markieren Sie alle Elemente in Ihrer To-Do-Liste, die Sie nicht mögen. Halte jedes Aufgabenlistenobjekt vor deinem geistigen Auge fest und beobachte, wie es sich anfühlt, darüber nachzudenken, dieses Element in deinem Körper zu machen. Lehnst du dich ein wenig nach vorne und fühlst dich danach sehnsüchtig? (Markieren Sie keine Gegenstände, die sich so anfühlen.) Oder bekommen Sie ein sinkendes Gefühl in Ihrem Magen mit dem entsprechenden Wunsch, die Aufgabe so lange wie möglich abzulegen? Heben Sie alles hervor, was Ihnen etwas Ähnliches wie Abneigung vorgibt.
Markieren Sie all die Dinge, die Sie verschleppt haben, weil Sie diese Dinge einfach nicht tun wollen. Und heben Sie die Dinge hervor, die auf Ihrer Liste stehen, weil Sie das Gefühl haben, Sie sollten es tun, oder weil Sie das Gefühl haben , dass Sie sie tun müssen, aber das Sie nicht wollen oder nicht sagen würden, dass Sie es tun möchten ( oder dass du nicht mit etwas Freude sagen würdest, dass du "zu" kommst. Mit anderen Worten, markieren Sie die Dinge, die Sie planen, nur weil jemand erwartet, dass Sie es tun, oder weil Sie immer erwartet haben, dass Sie diese Dinge tun, oder weil sie Ihnen Status oder Macht bringen würden (aber keine wirkliche Freude in der verarbeiten).
Schritt 2: Löschen oder delegieren Sie so viele markierte Objekte wie möglich. Beginnen Sie mit dem Löschen und fahren Sie dann mit dem Delegieren fort. Sei ehrlich hier; Wenn Sie in Ihrem Herzen wissen, dass Sie wahrscheinlich nie einen Aufgabengegenstand machen werden, oder dass es wenig Konsequenz geben wird, wenn Sie keinen markierten Gegenstand auf Ihrer Liste machen, kratzen Sie ihn einfach von der Liste ab und erledigen Sie ihn es.
Sie können sich erleichtert fühlen oder sogar erfüllt sein (vorausgesetzt, Ihre Liste wird so schnell kürzer!). Oder Sie fühlen sich dabei ängstlich oder sogar traurig. Bestätigen Sie Ihre Emotionen, was auch immer sie sein mögen, wenn Sie Dinge aus Ihrer Aufgabenliste löschen. Sei neugierig auf das, was du fühlst, und akzeptiere deine Emotionen – aber keine Notwendigkeit, sich darauf einzulassen. Vielleicht musst du (ein kleines bisschen) trauern um die Tatsache, dass du nie diese Fotoalben machen wirst (die du hasst, aber wirklich fühlst, wie du es machen solltest ). Es ist normal, traurig zu sein oder ein Gefühl des Bedauerns – aber auch, real zu sein: Du trauerst nichts Greifbares, du trauerst um den Verlust einer Fantasie. Zum Beispiel geben Sie die Fantasie auf, dass Sie die Art von Person sind, die Fotoalben macht. Oder das schreibt strategische Pläne. Oder das beantwortet jede einzelne E-Mail. Naja. Lass dich fühlen, was du fühlst, und gehe weiter. Dies ist ein Prozess des Loslassens.
Wenn eine hervorgehobene Aufgabe etwas ist, das absolut erledigt werden muss und daher nicht einfach gelöscht werden kann, versuchen Sie, an jemand anderen zu denken, der es wirklich genießen würde, und planen Sie, wie Sie diese Aufgabe an diese Person delegieren können. Wenn Sie keinen Assistenten oder Mitarbeiter oder Kinder zu delegieren haben, denken Sie an Jugendliche in der Nachbarschaft und Rentner, die Erfahrung, Ihre Firma oder etwas mehr Geld haben möchten. Oder denken Sie an Menschen, die bei etwas, das Ihnen Spaß macht, Hilfe brauchen und einen Handel mit ihnen aushandeln. All dies scheint viel mehr Arbeit zu sein, als nur die Aufgabe selbst zu erledigen, aber ich verspreche dir, du wirst mir später danken. Es ist die anfängliche Ineffizienz wert, eine Aufgabenliste zu haben, die sowohl kurz genug ist, um nicht überwältigend zu sein, als auch geladen mit Dingen, die Sie gerne tun.
Schritt 3: Verwandle alles, was auf deiner Liste steht, zu etwas, das du eigentlich machen möchtest. Wenn Sie Aufgaben, die Sie fürchten, nicht löschen oder delegieren können, müssen Sie sie verbessern. Seien Sie kreativ. Mein liebster Weg, dies zu tun, besteht darin, eine nicht spaßige Aufgabe mit etwas zu kombinieren, von dem Sie mehr machen möchten. Ich bin bekannt dafür, auf dem Rasen in der Sonne zu sitzen und Arzttermine zu vereinbaren, und ich höre lustige Hörbücher während der Fahrt, um Kinder abzuholen und während ich das Haus putze (Ich hörte gerade ein Jahr von Ja von Shonda Rhimes und ich empfiehl es). Mein Kollege und ich haben es aufgegeben, unsere Finanzsysteme für, oh, Jahre, zu überprüfen, aber wir haben gerade einen Plan gemacht, es zusammen in diesem Sommer am Pool zu machen. Es wird Margaritas involviert sein, und es ist unnötig zu sagen, dass wir die Aufgabe nicht mehr fürchten!
Den Wert, den eine Aufgabe für andere Menschen hat, zu verstehen, ist ein weiterer guter Weg, sie erfüllender zu machen (und damit den Angstfaktor zu verringern). Adam Grant hat in einer erstaunlichen Serie von Studien gezeigt, dass Menschen nicht nur zeigen, wie ihre Arbeit anderen hilft, sondern auch, wie glücklich sie sind und wie viel sie arbeiten und erreichen.
Grants berühmteste Serie von Studien wurde in einem Call-Center mit bezahlten Spendenaktionen durchgeführt, bei denen potenzielle Spender an einer öffentlichen Universität angerufen wurden. Wie jeder, der jemals einen kalten Anruf gemacht hat, weiß, hatten diese Leute wahrscheinlich nicht die To-Do-Liste ihrer Träume. Leute, die kalte Anrufe von Anwälten bekommen, sind oft verärgert und können geradezu unhöflich sein. Mitarbeiter müssen häufige Abweisung am Telefon und niedrige Moral im Büro ertragen – alles gegen relativ niedrige Bezahlung. Es überrascht nicht, dass Call-Center-Jobs oft eine hohe Fluktuationsrate haben.
Um zu sehen, ob er Call-Center-Fundraiser motivieren konnte, länger zu arbeiten, brachte Grant ein paar Stipendiaten (die vermutlich von der Spendenaktion profitiert hatten) für ein fünfminütiges Treffen, bei dem Anrufer ihnen Fragen stellen konnten ihre Klassen und Erfahrungen an der Universität. Im nächsten Monat ergab diese schnelle Unterhaltung unglaubliche Ergebnisse. Anrufer, die die Stipendiaten kennengelernt hatten, gaben doppelt so viel Zeit am Telefon aus wie die Spendensammler, die keine Studenten getroffen hatten. Sie haben weit mehr erreicht und brachten durchschnittlich 171 Prozent mehr Geld ein.
Was hat den Unterschied gemacht? Was, im Wesentlichen, verlagerte die Aufgabe, kalte Anrufe von einem Volk zu machen, zu einem nicht, das sie taten? Eine Verschiebung der Überzeugungen der Anrufer über die Bedeutung ihrer Arbeit für andere Menschen und ein verstärktes Gefühl für ihren Zweck, ihren Wert und ihre Wirkung. Finden Sie heraus, welchen Wert Ihre Arbeit für andere Menschen hat. Wie machst du ihr Leben oder Arbeit besser?
Voila!
Sie haben nur Marie Kondo-Ihre Aufgabenliste! Alles, was zu diesem Zeitpunkt noch drauf ist, ist jetzt das, was du eigentlich machen willst, die Aufgaben, die "Freude machen". Wenn du wie meine Klientin bist, die keine Liste der Dinge führen muss, die sie machen will, du Sie müssen nicht länger eine To-Do-Liste führen – Sie müssen nur daran denken, die Dinge zu löschen, zu delegieren oder zu transformieren, die Sie nicht tun wollen. Und wenn sich Ihre Liste immer noch zu lang und überwältigend anfühlt, ist es jetzt an der Zeit, eine Aufgabenliste zu organisieren – sehen Sie in diesem Post nach, wie das geht.
* Ich habe diese Methode von Martha Beck gelernt, so vielen Dank und 1.000 Hut-Tipps für sie. Diese Schritte sind eine Adaption ihrer "Better, Barter, oder Bag" Strategie.
