"Hier ist mein Problem mit der E-Mail", sagte mir Jane *, eine befreundete Anwältin, kürzlich: "Ich öffne Outlook, um meine E-Mails schnell zu überprüfen, aber dann lese ich eine E-Mail mit einem Link darin, ich folge dem Link und dann Ich bin stundenlang im Internet verloren. "
"Meine Aufgabe ist es, per E-Mail zu sein", fuhr Jane fort, "Wie kann ich es vermeiden, süchtig zu werden?"
In meinem letzten Post Coping mit E-Mail-Überladung schlug ich vor, dass es besser ist, E-Mails zu bestimmten Tageszeiten zu verarbeiten, als jede E-Mail zu lesen, wenn sie eintrifft.
Zuerst, Jane – wie die meisten Anwälte und viele andere Leute, die ich kenne – fühlte es sich an, als müsste sie die ganze Zeit per E-Mail sein. Aber nachdem sie darüber nachgedacht hatte, gab sie zu, dass niemand es bemerken würde, wenn sie es nicht wäre. Stundenlange E-Mail-Pausen während des Tages zu nehmen, wäre ein guter Weg, um sich für andere, durchdachtere Arbeit zu befreien.
Aber Jane brauchte einen Weg, um E-Mails effizient zu bearbeiten. Ich habe mit dem folgenden Prozess experimentiert und möchte ihn mit ein paar Regeln und alltäglichen Tools teilen, die mir helfen, produktiv, sinnvoll und effizient in meinen E-Mail-Austausch zu bleiben. Das erste Mal, dass Sie dies tun, könnte es mehrere Stunden dauern, da Sie eine Menge sauber machen müssen. Aber nach der ersten Arbeit können Sie sich schnell bewegen. Normalerweise plane ich 30 Minuten am Morgen, am Mittag und am Nachmittag, um E-Mails zu schreiben. Hier ist, wie ich diese Zeit nutze:
1. Senden: Ich starte meinen Timer und beginne damit, E-Mails zu schreiben, die ich gesendet habe. Dies beinhaltet häufig Follow-ups zu Meetings, Dankesschreiben, Fragen, Terminplanung und anderen Anfragen. Ich tue dies zuerst, so dass, wenn jemand sofort zu mir zurückkommt, ich Zeit habe, zu antworten, während ich noch in meiner 30-minütigen E-Mail-Periode bin.
2. Löschen: Als nächstes blicke ich schnell die Zeilen "Betreff" und "Von" auf die E-Mails in meinem Posteingang und lösche sofort die, von denen ich weiß, dass ich keine Zeit mit Lesen verschwenden möchte, einschließlich Marketing-E-Mails und unpersönlichen Blasts nicht angefordert. Dieser Schritt dauert nur ein paar Sekunden, reduziert aber drastisch meine E-Mail-Masse.
3. Antwort : Ich gebe mein Bestes, um jede einzelne E-Mail zu beantworten, auch wenn es bedeutet, nur "Danke" zu schreiben. Da die Auswahl der E-Mails die Zeit verschwendet, starte ich mit den neuesten und arbeite meinen Weg nach unten. Zu diesem Zeitpunkt klicke ich auf keine Links in E-Mails und ich lese keine langen Artikel; Ich speichere das für Schritt 5 unten.
4. Datei: Sobald ich eine E-Mail geöffnet habe, hinterlasse ich sie nicht mehr in meinem Posteingang. Ich stellte fest, dass ich, wenn ich E-Mails in meinem Posteingang hinterlassen hatte, sie jedes Mal, wenn ich meine E-Mail öffnete, erneut las und jedes Mal mehr Zeit damit verschwenden würde, zu entscheiden, wie ich damit umgehen sollte. Also lösche ich es entweder oder verschiebe es in einen anderen Ordner, den ich eingerichtet habe – warten, lesen, irgendwann, reisen, clientspezifisch. Jedes Mal, wenn ich meine E-Mails durchgebe, möchte ich meinen Posteingang leeren.
5. Lesen und weiterverfolgen: In welcher Zeit auch immer ich vor Ablauf meines Timers lebe, ich gehe durch meine nicht-inbox-Ordner, lese Newsletter durch, klicke auf Links und folge den E-Mails in meiner "Warte" -Datei.
Ende: Wenn mein Countdown-Timer ertönt, schließe ich mein E-Mail-Programm. Sobald ich fertig bin, komme ich bis zu meiner nächsten geplanten Sitzung nicht mehr auf mein Gerät zurück.
Während ich diesen Prozess durchführe, versuche ich, keine E-Mails zu verwenden, um jemandem negatives Feedback zu geben, und ich antworte selten auf negatives Feedback per E-Mail. E-Mail ist ein großartiges Werkzeug für transaktionale Gespräche (Wo sollten wir zu Mittag essen?), Informationen teilen (Hier ist diese Datei, da ist jemand, den ich dich treffen möchte), oder Wertschätzung zu zeigen (Du hast in dieser Besprechung kraftvoll gesprochen, ich bin berührt von deiner Unterstützung-danke). Für alles andere ist es besser, jemanden anzurufen oder mit jemandem von Angesicht zu Angesicht zu sprechen. Ich tue auch mein Bestes, nie mit jemandem über E-Mail über etwas mehr als zwei oder drei Mal hin und her zu gehen. Wenn es soweit ist, ist es normalerweise eine bessere Idee, das Telefon abzuholen.
Es gibt ein paar alltägliche Werkzeuge, die ich bei der schnellen Bearbeitung von E-Mails hilfreich gefunden habe:
Signaturen: Die meisten E-Mail-Programme können mehrere Signaturen erstellen, die am Ende einer E-Mail angezeigt werden. Ich habe mehrere Signaturen angepasst, die ich als Antwort auf allgemeine E-Mails verwende, die ich erhalte. Zum Beispiel habe ich eine vor-geschriebene Antwort auf Leute, die nach meiner Gesellschaft fragen, wollen, dass ich ihr Buch überprüfe, Wertschätzung für etwas ausspreche, das ich geschrieben habe, etc. Ich passe diese E-Mails oft auf Basis des Absenders, aber der Masse an von meiner Antwort ist bereits geschrieben.
Regeln: Die meisten E-Mail-Programme haben auch Regeln, in denen Sie E-Mails, die bestimmte Kriterien erfüllen, automatisch direkt an andere Ordner senden können. Zum Beispiel, wenn ich meine wöchentliche E-Mail verschicke, die Leute mit einem neuen Artikel verbindet, den ich geschrieben habe, erhalte ich mehrere "Abwesenheits-Antworten". Ich habe eine Regel eingerichtet, die jede E-Mail mit "Abwesenheit" in der Betreffzeile direkt an den Papierkorb sendet. Auf diese Weise muss ich keine Zeit damit verbringen, sie zu verarbeiten.
Timer: Dies ist wichtig, um innerhalb meines 30-minütigen Zeitrahmens zu bleiben. Wenn ich keinen Timer benutzte, war es zu einfach, weiterzumachen.
Wenn Sie wie ich und Jane sind – wenn Sie feststellen, dass E-Mails die Kapazität haben, Ihre Zeit und Produktivität zu verschwenden -, experimentieren Sie mit diesem Prozess und passen Sie ihn an, bis er für Sie arbeitet. Eine kleine Struktur könnte der einzige Unterschied zwischen E-Mails sein, die ein nützliches Werkzeug sind. . oder ein verschwenderischer.
* Name geändert
Ursprünglich in Harvard Business Review veröffentlicht
