Nachdem ich in einem früheren Beitrag festgestellt habe, dass das, was die meisten Leute Multitasking nennen, nicht die produktivste und effizienteste Art zu arbeiten ist, möchte ich als nächste Frage ansprechen, wie man effektiv Single-Tasking betreiben kann. Die Antwort ist definitiv keine Raketenwissenschaft; Es erfordert nur Prioritätensetzung, Delegation, Fokus und vor allem Engagement und Disziplin. Aber wie bei den meisten Dingen im Leben ist Single-Tasking leichter gesagt als getan.
Starten Sie Single Tasking
Ein guter Ausgangspunkt, wenn Sie versuchen, ein Single-Taskor zu werden, ist zu überdenken, wie Sie Ihren Tag strukturieren. Priorisieren Sie zuerst Ihre täglichen Aktivitäten. Wenn Sie wie die meisten Technologen sind, haben Sie ein solches Vertrauen in Ihre Fähigkeit, produktiv zu sein, dass Sie viel mehr zu tun planen, als Sie tatsächlich erledigen können. Fügen Sie die täglichen Krisen hinzu und das sogenannte Multitasking und Sie haben kaum eine Chance, alles in Ihrem täglichen Kalender zu erledigen. Sie überschätzen Ihre Fähigkeiten und sind am Ende des Tages enttäuscht, weil Ihre Arbeit nicht von der Qualität war, die Sie von sich selbst erwarten, oder Sie nicht in der Lage waren, alles auf Ihrer Aufgabenliste zu überprüfen.
Anstatt in dieses Muster zu fallen, ermutige ich Sie, zu unterschätzen, was Sie erreichen können – es wird immer noch eine Menge sein – und am Ende des Tages angenehm überrascht sein, wie viel Sie getan werden. Ein zusätzlicher Bonus ist, dass Sie weniger gestresst sind, genießen Sie Ihren Tag mehr und produzieren Sie qualitativ hochwertige Arbeit zu Boot. Richten Sie also Ihre anstehenden Aufgaben danach aus, wie wichtig sie sind, wann sie durchgeführt werden müssen und wie viel Zeit sie benötigen, um sie zu beenden. Wählen Sie dann die Aktivitäten aus, die auf Ihrer Prioritätenliste am höchsten platziert sind, und verpflichten Sie sich, diese zu beenden, unabhängig von möglichen Ablenkungen. Wenn Sie die Aufgaben mit der höchsten Priorität abgeschlossen haben, können Sie diese mit einer niedrigeren Priorität angehen (oder wirklich am Rande leben und die Arbeit etwas früher als gewöhnlich verlassen!).
Zweitens: Seien Sie selektiv bei der Reaktion auf das, was Sie als Krise wahrnehmen. Sie wissen, dass vieles, was einen Tag stört, unerwartete "Feuer" sind, die sofort gelöscht werden müssen. Diese unvorhergesehenen Ereignisse stören Ihren Fokus, nehmen Zeit in Anspruch und setzen Ihren Zeitplan zurück, oft so weit, dass Sie nicht aufholen können. Aber nach meiner Erfahrung in der Geschäftswelt habe ich festgestellt, dass viele der so genannten Krisen nicht so verhängnisvoll sind, wie sie scheinen und zu einem späteren Zeitpunkt behandelt oder an Mitarbeiter delegiert werden könnten. Erinnere dich daran, dass ein Notfall eines anderen nicht unbedingt einen Notfall für dich darstellt. Seien Sie also klar bei der Definition einer Krise und seien Sie bereit, jene beiseite zu legen, die diese Bar nicht ganz klar machen.
Als nächstes verwenden Sie Ihren administrativen Assistenten – falls Sie einen haben – als Gatekeeper. Ich habe festgestellt, dass es nur wenige Leute gibt, die wichtiger sind als ein kompetenter und starker "Administrator". Indem er Ihren Administrator über Ihre neuen Arbeitsgewohnheiten informiert, kann er unnötige Besucher und nicht dringende Anrufe abweisen und Ihre E-Mails überwachen. Re single tasking für den Fall, dass es einen tatsächlichen Notfall gibt, der Ihre Aufmerksamkeit erfordert.
Viertens, wenn Sie mit einem Team arbeiten, delegieren Sie so viel wie möglich, um den Arbeitshaufen auf Ihrem Schreibtisch zu reduzieren. Ich habe festgestellt, dass dies für Technologen aus mehreren Gründen oft eine Herausforderung darstellt. Sie mögen es, alles zu tun und nicht zu verpassen. Sie können glauben, dass Sie als Einziger in Ihrem Team in der Lage sind, die Aufgabe gemäß Ihren strengen Standards zu erfüllen. Oder Sie sind vielleicht ein Kontrollfreak, der einfach auf jedem kleinen Ding auf Ihrem Radarschirm oben sein muss.
Aber Delegieren ist Win-Win. Sie haben die Freiheit, sich auf wirklich wichtige Arbeiten zu konzentrieren und somit Ihre Produktivität und Effizienz zu steigern. Sie sind weniger gestresst und kreativer. Ihr Team gewinnt noch mehr: Sie fühlen sich gestärkt, weil Sie Vertrauen in ihre Fähigkeiten gezeigt haben. Ihr Team gewinnt wertvolle Erfahrungen, die sie noch leistungsfähiger machen. Sie tun tatsächlich, was Teams tun sollen: Sie arbeiten zusammen. Und gemeinsam werden Sie und Ihr Team viel mehr erreicht.
Fokus maximieren
Nun, da Sie die Voraussetzungen für effektives Single-Tasking geschaffen haben, ist Ihr nächster Schritt, Ihre unmittelbare Umgebung so zu strukturieren, dass Sie Ihre Fähigkeit maximieren, mögliche Ablenkungen zu konzentrieren und zu minimieren. Hier sind einige der häufigsten Multitasking-Ablenkungen und empfohlene Lösungen:
Es braucht Disziplin und Übung
Erinnerst du dich, als du auf der High School warst und deine Eltern immer in dein Zimmer gepumpt haben, um zu sehen, ob du arbeitest? Wäre es nicht großartig, wenn sie das jetzt tun würden? Sie sorgen für Disziplin und zwingen Sie, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Leider bist du jetzt wahrscheinlich allein und musst dich dadurch disziplinieren. Dies kann sicherlich eine Herausforderung in einer Umgebung sein, in der scheinbar zu viele Dinge zu tun sind und nicht genug Zeit, um sie zu tun.
Denken Sie nicht eine Minute darüber nach, dass die Umsetzung dieser Änderungen einfach sein wird. Wie viele Technologen sind Sie vielleicht ein Multitasking-Junkie, der ständig versucht, Ihre E-Mails zu lesen, die neuesten technischen Neuigkeiten zu lesen oder sich mit Kollegen zu verbinden. Aber wie bei den meisten "Abhängigkeiten" sind Anerkennung und Akzeptanz die ersten Schritte zur "Heilung".
Ich würde nicht empfehlen zu versuchen, Ihre Multitasking "Jones" Cold Turkey zu brechen. Ein inkrementeller Ansatz scheint am effektivsten zu sein. Wählen Sie eine oder zwei Strategien, die ich oben beschrieben habe, und verpflichten Sie sich zu ihnen. Mit Hingabe, Zeit und Übung lernen Sie, sich effektiver zu konzentrieren. Und das Tolle daran, sich von Ihren Multitasking-Gewohnheiten zu lösen, ist, dass seine Vorteile selbstverständlich und substantiell sind.
