Die Magie der 30-minütigen Meetings

Vor fünf Jahren, nachdem ich frustriert war von meiner fruchtlosen Tendenz, mehrere Aktivitäten auf einmal zu jonglieren, probierte ich ein Experiment aus: Für eine Woche würde ich nicht multitasking und sehen, was passiert ist.

Das Experiment hat alles zum Besseren verändert. Meine Beziehungen verbesserten sich, mein Stress löste sich auf und meine Produktivität stieg an. Es gibt keinen Nachteil, wenn man sich ohne Ablenkung auf eine Sache konzentriert.

Einer der Nebenvorteile, wenn ich mich auf eine einzige, nicht ausgelöste Aufgabe konzentrierte, war eine neue und fast unerträgliche Ungeduld für verschwendete Zeit. In der Vergangenheit, wenn ich einen Anruf hatte, der nirgendwohin ging, würde ich E-Mails schreiben oder im Internet surfen. In meiner Post-Multitasking-Welt war es schmerzhaft, sich auf einen schleppenden Anruf zu konzentrieren.

So bin ich auf die einzige lebensverändernde, geschäftsverändernde Offenbarung meiner letzten fünf Jahre gestoßen:

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Komprimierte Zeit.

Zunächst jedoch eine Einschränkung. Es gibt einige Dinge in meinem Leben – Abendessen mit Freunden, Schreiben, Schlafen, unstrukturierte Zeit mit meiner Familie -, die es verdienen, in der Weite der langgestreckten Zeit zu leben.

Aber andere Dinge – wie die meisten Meetings und taktischen Arbeiten – könnten von komprimierter Zeit profitieren.

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Oft planen wir eine Stunde Zeitfenster. Warum? Wie wurde eine Stunde zu unserer Standardzeit für so viele Meetings, Telefonate und Termine?

Als meine Ungeduld mit verschwendeter Zeit wuchs, probierte ich ein neues Experiment aus: Ich kürzte die Zeit, die ich für viele Aktivitäten in zwei Hälften aufgeteilt habe.

Ich begann mit etwas Einfachem. Ich trainierte eine Stunde am Tag. Jetzt sind es nur noch 30 Minuten. Meine Ergebnisse – Gewicht und Kondition – wurden verbessert.

Hier ist der Grund: meine Intensität ist höher (ich weiß, ich habe nur 30 Minuten), ich esse besser (ich verlasse mich nicht auf mein Training, um schlank zu bleiben), ich integriere Bewegung mehr in meinen Tag (ich verlasse mich nicht auf mein Training um auf meine ganze Fitness aufzupassen), und ich verpasse nie ein Training (ich finde immer 30 Minuten).

Wenn Sie die Hälfte der Zeit haben, um etwas zu erreichen, werden Sie sich sehr bewusst, wie Sie diese Zeit nutzen. Und hyper-fokussiert währenddessen. Die meisten meiner Anrufe sind jetzt 30 Minuten oder weniger. Mein Podcast dauert 15 bis 20 Minuten. Sogar viele meiner Telefonkonferenzen mit mehreren Teilnehmern sind 30 Minuten oder weniger. Die Leute, die sich der Anrufe bewusst sind, sind sich der Zeitbeschränkung bewusst, wenn sie sprechen, und sind vorsichtiger, Tangenten nicht zu folgen, die nicht nützlich sind.

Die Leute hören auch besser zu, denn wenn sich die Dinge schneller bewegen, sind wir tendenziell aufmerksamer. Wir wissen, dass ein einziger abgelenkter Moment uns zurücklassen wird. Und da uns das mehr beschäftigt, haben wir am Ende mehr Spaß.

Nirgends ist dieser Einfluss transformationeller – und offensichtlicher – als im Führungscoaching, das wir bei Bregman Partners machen. In den letzten Jahren wird das gesamte Coaching in 30-minütigen Sitzungen durchgeführt.

Die offensichtlichen Vorteile liegen auf der Hand: Jeder spart Zeit und Geld.

Aber hier ist weniger offensichtlich: Das Coaching ist nicht einfach so mächtig, es ist viel mehr. Wenn der Coach und der Kunde wissen, dass sie nur 30 Minuten haben, gehen sie auf Hochtouren.

• Kunden tauchen auf. Genau wie bei meinen Workouts ist es viel weniger wahrscheinlich, dass Menschen eine 30-minütige Sitzung überspringen als eine Stunde.
• Jeder ist pünktlich. In einem 30-minütigen Gespräch zählt jede Minute und sie wissen es. Die Sitzung wird schneller gestartet, da die Beziehung auf guter Arbeit und nicht auf Smalltalk basiert.
• Die Leute sind viel eher bereit, vorbereitet zu sein. Es wird keine Zeit verschwendet, um Tangenten und Gespräche zu führen. Die Kunden wissen, was sie abdecken wollen und haben sich vorher Gedanken darüber gemacht.
• Der Zeitdruck erhöht Fokus und Aufmerksamkeit. Die Leute konzentrieren sich nicht auf drei Themen; Sie bewältigen die größte Chance oder hartnäckige, hartnäckige Hindernisse. Und sie bewegen sich darauf. Fokus führt zum Erfolg.
• Coaches sind eher bereit, mutig zu sein, und Kunden sind eher bereit, angestachelt zu werden. In einer 30-minütigen Sitzung können die Trainer keine Zeit verschwenden, um den heißen Brei herumzureden. Sie kommen schneller und früher auf den Punkt, unterbrechen mutiger und stellen provokative Fragen.
• Die Klienten werden zwischen den Coaching-Sitzungen mehr erledigt. Ich bin mir nicht sicher, warum das so ist. Aber hier ist meine Hypothese: Führungskräfte auf allen Ebenen müssen in der Lage sein, schnell und effizient auf den Punkt zu kommen. Die komprimierte, fokussierte Coaching-Sitzung schärft die Fähigkeit, schnell auf den Punkt zu kommen, sich auf die wichtigsten Elemente einer Situation zu konzentrieren und Maßnahmen zu ergreifen.

Der Nachteil? Ich habe noch keinen gesehen.

Versuch es selber. Stellen Sie einige Ihrer einstündigen Meetings auf 30 Minuten um. Wenn Sie dies tun, betrachten Sie diese drei Schritte als einen Weg, um die 30 Minuten am stärksten zu machen:

1. Lesen Sie vorher, was Sie brauchen, und sagen Sie allen anderen, dass sie das Gleiche tun sollen. Denken Sie über Ihre Fragen und Bedenken nach. Entscheide, was dir wichtig ist und was du loslassen kannst. Stellen Sie sich die wichtigste Frage: Welches Ergebnis wollen Sie?
2. Entscheiden Sie sich für die eine Sache, die den größten Unterschied macht, und verbringen Sie die 30 Minuten mit diesem Thema, Thema oder der Gelegenheit. Fangen Sie rechtzeitig an, egal wer nicht da ist, und seien Sie mutig und diszipliniert, um das Gespräch auf Kurs zu halten. Lass alles los, was weniger kritisch ist. Treffen Sie schnell Entscheidungen, auch wenn sie nicht perfekt sind. Traktion auf eine einzige Sache ist viel nützlicher, als auf viele ohne Vorwärtsimpuls auf irgendwelchen zu berühren.
3. Das Zeichen eines großen Treffens ist nicht das Treffen selbst. Es ist, was nach diesem Treffen passiert. Speichern Sie mindestens die letzten fünf Minuten, um das Gelernte zusammenzufassen, artikulieren Sie, was wertvoll war, verpflichten Sie sich zu dem, was Sie als Ergebnis des Treffens tun werden, und klären Sie, wie Sie den Erfolg Ihrer nächsten Schritte einschätzen.

Sie werden diese Fähigkeiten benötigen, um an die kritischsten Punkte zu kommen – und den Mut, sie zu nutzen – wenn Sie Ihre Zeit optimal nutzen wollen. Sie müssen mutig und sogar provokativ sein. Sie müssen bereit sein zu unterbrechen, nachdenklich und für das größere Ziel, ehrgeizig auf das Wichtigste zuzugehen. Du musst Dinge loslassen, die nicht wirklich wichtig sind.

Und Sie müssen vollständig präsent sein. Kein Multitasking. Keine SMS unter dem Tisch. Keine Ablenkungen. Das ist auch die Oberseite: Sie werden vollständig in dem sein, was Sie tun.

Es gibt Kosten. Während es energetisiert, braucht es auch eine Menge Energie, um selbst für eine kurze Zeit konzentriert zu sein. Es ist eine Sprinter Taktik.

Auf der anderen Seite, wenn Sie Ihre Meetings und andere Aktivitäten in zwei Hälften schneiden, haben Sie viel mehr Zeit, um beim Abendessen mit Freunden zu entspannen, zu schreiben, zu schlafen und unstrukturierte Zeit mit Menschen zu verbringen, die Sie lieben.

Ursprünglich im Harvard Business Review veröffentlicht.