Zu viele E-Mails? 7 Tipps für eine erfolgreiche E-Mail-Verwaltung

Erhalten Sie täglich Dutzende bis Hunderte von E-Mails? Scheint es, dass ein unverhältnismäßiger Teil Ihrer Arbeitszeit damit verbracht wird, Nachrichten zu lesen und zu beantworten? Haben Sie jemals eine geheizte oder schlampige E-Mail gesendet, die Sie gerne zurücknehmen könnten? Im Folgenden finden Sie sieben E-Mail-Management-Tipps, die Ihnen helfen können, Zeit zu sparen und die Produktivität zu steigern, die aus meinem Buch entnommen wurden: (Klicken Sie auf den Titel) "Zuversichtlich Kommunikationsfähigkeiten am Arbeitsplatz". Nicht alle dieser Vorschläge treffen auf Ihre spezielle Situation zu. Nehmen Sie einfach die Ideen, die Sie verwenden können und lassen Sie den Rest.

1. Jeden Tag einen regelmäßigen Zeitblock einrichten, um E-Mails zu beantworten.

Eine der zeitaufwendigsten und produktivsten Aufgaben bei der Arbeit ist die Beantwortung einzelner E-Mails, die den ganzen Tag über eingehen. Im Allgemeinen sollte der Zeitaufwand für E-Mails höchstens 25 Prozent Ihres Arbeitstages betragen, es sei denn, Ihr Job ist per E-Mail erledigt. Erstellen Sie ein reguläres Regiment der Beantwortung von E-Mails nur während einer bestimmten Zeit jeden Tag. Dies ist getrennt von den wichtigen E-Mails, die Sie initiieren, die jederzeit geschrieben werden können. Es kann zu gelegentlichen Ausnahmen kommen, beispielsweise wenn Sie eine wichtige E-Mail von Ihrem Chef oder Kunden erhalten haben. In den meisten Fällen halten Sie sich jedoch an den Zeitrahmen, damit Sie effizienter mit Ihrer Arbeit umgehen können.

2. Priorisieren Sie Ihre E-Mails und beantworten Sie nur die wichtigsten.

• Wer ist am wahrscheinlichsten ein Video Selfie und warum?
• Erhalten Sie Wachstum Mindset falsch?
• Ein Aufruf zur heroischen Führung
• Für Typ 5, 6 und 7 Teens: Wie man ein Leader wird III
• Was Extracurricles hilft mir, in die Schule zu gelangen?

Während der angegebenen E-Mail-Zeit, priorisieren Sie die eingehenden E-Mails entweder als "A: muss beantworten", "B: sollte antworten" oder "C: könnte antworten." Konzentrieren Sie sich auf alle "A" s und einige der "B" s. Überspringe die "C" s. Eine der wichtigsten Regeln des Zeitmanagements ist es, das Wichtige vom Dringenden zu trennen. Indem Sie Ihre E-Mails priorisieren und nur die wichtigsten Nachrichten beantworten, können Sie Ihre Produktivität erheblich steigern.

3. Beantworten Sie Ihre E-Mails nicht einzeln, sondern in Stapeln.

Wenn Sie täglich mehrere E-Mails von einem Mitarbeiter oder Team erhalten, antworten Sie mit nur einer Antwort. Die eine Nachricht umreißt Ihre Antworten auf alle letzten Korrespondenz. Wenn Sie mit dieser Übung beginnen, seien Sie nicht überrascht, wenn einige Ihrer Kollegen Ihrem Beispiel folgen, was zu einem insgesamt reduzierten E-Mail-Verkehr führt.

• Die 7 Gewohnheiten der hochachtungsvollen Führer
• Wie Wives Contest Das Tennisfinale der Australian Open Herren
• Gen Z: Eine starke Generation. Neue Daten zu Warum
• Die Neurowissenschaft der Führung
• Der Argumentative, Paranoid und Vigilant Manager

4. Lassen Sie Ihre Kollegen wissen, dass Sie E-Mails nur zu einer bestimmten Tageszeit beantworten.

Dieser Tipp mag in Ihrer speziellen Situation angemessen sein oder auch nicht, aber es ist eine Überlegung wert. Bei Kollegen, die regelmäßig E-Mail-Antworten erwarten, teilen Sie ihnen mit, dass Sie einen festen Zeitplan für die Beantwortung von Nachrichten haben. Einige Mitarbeiter senden gerne kurze E-Mails und erwarten von Ihnen, dass Sie jeden sofort beantworten, als ob Sie sich unterhalten oder SMS schreiben. Andere können Ihnen detaillierte Anfragen senden und erwarten, dass Sie sofort antworten. Beide Verhaltensweisen zeigen eine Missachtung Ihrer Zeit. Es gibt ein Zeitmanagement, das sagt: "Schlechte Planung von Ihrer Seite stellt keinen Notfall für mich dar." Sie sind für Ihre Zeit verantwortlich. Halten Sie sich an Ihren E-Mail-Zeitplan und bringen Sie Ihren Kollegen bei, dies zu respektieren.

5. Speichern und überprüfen Sie Ihre wichtigsten Nachrichten, bevor Sie auf "Senden" klicken.

Unser Schreiben ist ein wichtiger Aspekt unserer professionellen Marke. Nachrichten, die mehrere Rechtschreib-, Grammatik- und andere Schreibfehler enthalten, können die Wahrnehmung hervorrufen, dass der Autor leichtsinnig, impulsiv oder einfach ein armer Schriftsteller ist – nicht die Eindrücke, die Sie erstellen möchten, wenn Sie beruflichen Respekt und Fortschritt wünschen. Bevor Sie eine wichtige E-Mail verschicken, speichern Sie sie, machen Sie etwas anderes für ein paar Minuten, und kommen Sie dann zurück und lesen Sie die Korrektur. Sie können überrascht und erleichtert sein über die Fehler, die Sie finden.

6. Behandle jede arbeitsbezogene E-Mail als mögliche öffentliche Information.

Die Nachrichten, die Sie per E-Mail versenden und erhalten, sind Eigentum Ihres Arbeitgebers. Sie können überwacht, gekennzeichnet und in einigen Fällen als Beweis für Strafmaßnahmen oder rechtliche Schritte verwendet werden. Eine gemeinsame Umfrage der American Management Association und des ePolicy Institute ergab, dass zwei von drei Unternehmen die Internetnutzung überwachen. Darüber hinaus dürfen Ihre Kollegen Ihre "vertraulichen" E-Mails ohne Ihre Zustimmung anderen zeigen oder weiterleiten.

Vermeiden Sie das Schreiben von Nachrichten in Ihrer Unternehmens-E-Mail, die zornig sind, mit Worten angreifen, klatschsüchtig in der Natur oder anstößig im Humor sind. Am wichtigsten ist es, zu vermeiden, dass vertrauliche oder sensible Unternehmensinformationen an diejenigen weitergegeben werden, die nicht dazu berechtigt sind, dies zu wissen. Wenn Sie der Meinung sind, dass eine E-Mail, die Sie senden möchten, möglicherweise Probleme verursacht, ist es ratsam, stattdessen auf "Löschen" zu klicken. Das Gleiche gilt für Ihre Sofortnachrichten und soziale Netzwerkaktivitäten über Unternehmenseigentum.

Weitere Informationen zum Umgang mit schwierigen Kollegen und Managern finden Sie in meinem Buch (Titel anklicken): "Wie man effektiv kommuniziert und mit schwierigen Menschen umgeht".

7. Betrachten Sie eine Markenaussage als Teil Ihrer E-Mail-Signatur.

Im Signaturteil jeder von Ihnen gesendeten geschäftlichen E-Mail ist Smart Branding enthalten, um eine kurze Aussage zu enthalten, die Ihre professionelle Vision oder Ihre professionellen Werte widerspiegelt. Sie individualisieren, wer Sie für den Empfänger sind und dienen als Erinnerung an Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung. Einige Profis enthalten auch ein personalisiertes Logo. Hier sind zwei Beispiele:

Molly Prichard, die Wachstums- und Abenteuergesellschaft
"Lernen erschöpft nie den Verstand." – Leonardo da Vinci

Marie Louise Diaz, Autorin und Bloggerin
Geschichten von gewöhnlichen Frauen mit außergewöhnlichem Mut teilen.

Wenn Sie also mit geschäftlichen E-Mails überflutet werden, können Sie sie entweder kontrollieren oder von Ihnen kontrollieren lassen. Der scharfsinnige Profi verwaltet E-Mails mit Bedacht und steigert dadurch sowohl die Qualität als auch die Quantität der Arbeitsleistung. Es ist ein Aspekt des Führungserfolgs.

Weitere Informationen zum beruflichen Erfolg finden Sie in meinen Büchern (Klicken Sie auf Titel):

"Zuversichtliche Kommunikation am Arbeitsplatz"

"Zuversichtlich Kommunikation für weibliche Fachleute."

Folge mir auf Twitter, Facebook und LinkedIn!

Preston Ni, MSBA ist als Moderator, Workshopleiter und privater Coach verfügbar. Weitere Informationen erhalten Sie unter [email protected] oder unter www.nipreston.com.

© 2012 von Preston C. Ni. Alle Rechte weltweit vorbehalten. Durch Urheberrechtsverletzungen kann der Verletzer strafrechtlich verfolgt werden.

__________________________________________________________________________________