Ich bin seit langem ein Fan von kurzen. Zugegeben, ich habe eine begrenzte Konzentrationsspanne. Aber in der Geschäftswelt kann dies ein Vorteil sein. Das Schöne an der Kürze ist, dass Zeit, die an einem Ort gespart wird, Zeit – und Arbeit – ist, die anderswo produktiv eingesetzt werden kann.
Betrachten Sie ein paar häufige Aktivitäten, bei denen die Kürze der beste Freund eines Geschäftspartners ist.
Meetings – Wie oft haben Sie jemals jemanden gehört, der sich darüber beschwert hat, dass ein Meeting zu kurz war? (In einer Karriere, die sich über Jahrzehnte hinzog, hat es nie gegeben.) Aber haben Sie jemals gespürt, dass ein Treffen zu lange dauerte? Obwohl genaue Zeitberechnungen und damit verbundene Stunden in unproduktiven Meetings schwer zu errechnen sind, schätzte eine britische Studie für Epson im Jahr 2012 die Zeit, die Meetings für Büroangestellte mit 49 Minuten pro Woche verschwenden (klingt für mich richtig), die Projekte für 26 Milliarden vergeudete britische Pfund (über 40 Milliarden US-Dollar) für die britische Wirtschaft im Laufe eines Jahres. Wenn Sie das nächste Mal ein einstündiges Meeting planen, überlegen Sie: Können wir in 30 Minuten tun, was wirklich benötigt wird? Oder wenn Sie für 30 Minuten planen, können wir es in 15 tun? Und brauchen wir wirklich all diese Teilnehmer? Oder brauchen wir überhaupt ein Treffen? Und so weiter.
Präsentationen & Reden – Kommen wir zu unserem Meeting-Modell zurück. Wie viele Firmenpräsentationen oder Reden haben Sie besucht, wo Sie hergekommen sind? "Was für eine großartige Präsentation – es war einfach zu kurz!" (Ich kann mich nicht erinnern.) Was ist die einfachste Sache auf der Welt, auf die Aufmerksamkeit zu achten? Wandern. Besser für den Redner, besser für das Publikum, besser für die Organisation, die produktive Arbeitszeit gewinnt (für vielleicht Dutzende oder Hunderte oder sogar Tausende von anwesenden Angestellten), um Präsentationen kurz und prägnant zu halten … und das Publikum aufmerksam zu machen und mehr zu wollen. Das hat auch den zusätzlichen Vorteil, dass mehr Zeit für Fragen und Antworten und Dialog übrig bleibt, was in der Regel eine lohnenswerte Aufgabe für den Zuschauer ist.
Memos – Procter & Gamble war jahrelang bekannt für eine Richtlinie, nach der Mitarbeiter-Memos nicht länger als eine Seite sein mussten. (Im Geschäft habe ich versucht, an diesem Ideal festzuhalten, obwohl ich nicht immer erfolgreich war.) Es gibt einen alten Mark Twain, der sagt: "Ich hatte keine Zeit, einen kurzen Brief zu schreiben, also schrieb ich stattdessen einen langen." ( Das bedeutet natürlich, dass es mehr Zeit braucht, um diszipliniert und nachdenklich zu sein, als nur weiter zu wandern.) Konsequenzen für alltägliche Kommuniques? Je kürzer das Memo, desto besser, solange Sie das, was benötigt wird, in einer klar verstandenen Weise abdecken. Prägnante, durchdachte Inhalte benötigen außerdem weniger Zeit zum Entschlüsseln und Lesen. Das spart Zeit und Frustration auch am Backend.
Kurz gesagt, es ist eine einfache Gleichung: Zeit in einer Aktivität gespeichert = Zeit, die anderweitig produktiv genutzt werden kann. Nicht einfach zu quantifizieren, aber dennoch real. Und von einem Karriere-Standpunkt aus gesehen, gibt es weit schlechtere Reputation als die eines Individuums von aufrichtiger nachdenklicher Effizienz. Alle Unternehmen brauchen und schätzen sie.
Ich würde weitermachen, aber dann würde dieser Posten nicht kurz sein.
Dieser Artikel erschien zuerst auf Forbes.com.
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