E-Mail bietet eine schnelle und oft sehr bequeme Möglichkeit, mit Freunden, Familie und Kollegen zu interagieren. Es gibt kein Warten auf ein Treffen von Angesicht zu Angesicht, um schnell die Informationen zu bekommen, die wir mit denen in unserem sozialen Umfeld teilen müssen. Da E-Mails nicht in Echtzeit oder in Gegenwart unserer Empfänger kommunizieren, können wir unsere Nachrichten versehentlich fälschlicherweise falsch interpretieren. Du kannst dich nicht mitten in einem Satz in einer E-Mail aufhalten, wenn du siehst, dass du die andere Person traurig, wütend oder einfach gestresst machst.
Wir erhalten auch viel zu viele E-Mails und je länger Sie im Posteingang sind, desto weniger Zeit haben Sie (oder haben Sie das Gefühl) auf jede Nachricht zu antworten. Sie reagieren vielleicht auf E-Mails, wenn Sie am Ende des Tages müde sind, mitten in der Nacht halb wach sind oder sich beim Aufwachen immer noch den Schlaf aus den Augen reißen. Vielleicht befinden Sie sich auf Ihrem mobilen Gerät, was dazu führt, dass Sie noch weniger sorgfältig bearbeitet werden müssen, bevor Sie auf "Senden" klicken.
Es ist auch möglich, dass du einfach nicht merkst, wenn du unhöflich bist. Was Ihrer Meinung nach als nüchterner Kommentar oder als Antwort auf eine Frage erscheint, klingt für Ihren Empfänger hart und kritisch. Die Kritik mag gerechtfertigt sein, aber weil die Kommunikation einseitig ist, kann man sie nicht in Begriffen fassen, die den Schlag abschwächen können. Ein Emoticon am Ende der Nachricht zu haften wird auch nicht ausreichen. Denken Sie daran, dass Ihre E-Mail ohne andere kontextbezogene Hinweise gelesen wird, die echte Kritik bieten kann. Ein falsch platziertes Ausrufezeichen könnte sogar Ihre Kritik strafend klingen lassen ("Sie waren wieder zu spät !!" vs. "Sie waren wieder zu spät.").
Untersuchungen zur zwischenmenschlichen Dynamik des Arbeitsplatzes zeigen, dass Mitarbeiter, die die Ziele von Vorgesetzten oder Kollegen sind, die negativ mit ihnen am Arbeitsplatz interagieren, weniger produktiv sind. Stresslevel explodieren nicht nur, wenn jemand sie grob behandelt, sondern sie werden auch weniger in der Lage, ihre mentalen Ressourcen für die anstehenden Aufgaben einzusetzen. Ähnlich verhalten sich Kundendienstmitarbeiter in Callcentern weniger gut, wenn die Leute am anderen Ende des Telefons missbräuchlich werden.
Vor diesem Hintergrund führten der Quinipiac-Psychologe Gary Giumetti und seine Kollegen (2013) eine experimentelle Studie durch, in der sie die Auswirkungen des Empfangs von E-Mail-Nachrichten von "Vorgesetzten" untersuchten, die entweder unhöflich oder unterstützend waren. Die E-Mail-Nachrichten wurden übermittelt, während die Teilnehmer eine Reihe von mathematischen Aufgaben bewältigt hatten.
Beispiele für uncivil E-Mails enthalten: "Ich könnte nicht weniger Vertrauen in Ihre Fähigkeiten, aber hier ist der nächste Satz sowieso", und "versuchen diese nächsten Aufgaben, Genie." (Fang den Sarkasmus?). Diese passen zu den Kriterien herablassend oder höhnisch zu sein. Im Gegensatz dazu sagten unterstützende E-Mails: "Ich schätze Ihre Hilfe bei diesen Aufgaben sehr" und "Ich schätze Ihre Bemühungen bei diesen Aufgaben sehr." Diese Aussagen spiegelten einen positiven aufsichtlichen Kommentar am Arbeitsplatz wider, der zeigt, dass die Beiträge der Mitarbeiter geschätzt werden.
Giumetti und sein Team haben unter diesen beiden Bedingungen sowohl die Produktivität als auch das Stressniveau ihrer Studienteilnehmer gemessen. Teilnehmer, die unzivilisierte E-Mails erhielten, berichteten, dass sie eine geringere mentale, emotionale und soziale Energie hatten als zu der Zeit, als die E-Mails unterstützend waren. Ihre Stimmung war eher negativ, sie waren weniger mit der Aufgabe beschäftigt und ihre Leistung litt darunter.
Obwohl die Schüler in dieser Studie keine höheren physiologischen Stresslevel zeigten, ist es möglich, dass in einer realen Situation die anhaltende Exposition gegenüber unhöflichem E-Mail-Feedback durch Supervisoren schädliche Auswirkungen haben könnte. Im Laufe der Zeit erfahren Mitarbeiter, die gegenüber unzivilisierten Vorgesetzten ausgesetzt sind, mehr stressbedingte Gesundheitsprobleme, insbesondere wenn ihre Bewältigungsressourcen unter dem ständigen Druck zu explodieren beginnen.
Die E-Mails, die diese Studenten erhielten, waren unhöflich, aber sie waren nicht so hart oder unhöflich, wie sie es hätten sein können. Außerdem waren die Schüler nicht an dem Spiel beteiligt, so wie wir es tun, wenn wir mit unseren Vorgesetzten, Freunden und Familien in unserem täglichen Leben interagieren.
Auf diese alltäglichen Situationen aufbauend, können die schädlichen Auswirkungen von unhöflicher, unhöflicher oder unhöflicher E-Mail-Kommunikation nur viel schlimmer sein. Eltern, die ihre Kinder schelten, Eheleute, die ihre Wut oder sogar Enttäuschung ausdrücken, und Freunde, die Einladungen oder Ratschläge ablehnen, sind nur einige Beispiele für die Art von E-Mail-Kommunikation, die dazu führen kann, dass sich die Empfänger geistig fühlen, wenn sie nicht körperlich erschöpft sind.
Wie können Sie vermeiden, in Ihrer eigenen E-Mail-Kommunikation unbeabsichtigt unhöflich zu sein? Gibt es Möglichkeiten, negative Gefühle in E-Mails zu kommunizieren, die deine Freunde, Liebenden oder Kollegen nicht einschränken oder schmälern? Hier sind 5 Implikationen der Studie, die Sie auf Ihr tägliches Leben anwenden können:
1. Der erste Schritt, um die Leute zu unterstützen, mit denen Sie Feedback geben möchten, ist, dass Sie Kritik in Begriffe übersetzen, die sie mit Unterstützung abfedern. Als Professoren lernen wir, das "Kritiksandwich" zu verwenden, wo wir mit etwas Positivem beginnen ("Sie haben sich viel Mühe in dieses Papier gesteckt"), dann fügen Sie Ihre Kritik hinzu, wenn auch auf neutrale und objektive Weise ("diese sind die Bereiche, die Arbeit brauchen ") und enden mit einer positiven Note (" Ich freue mich auf Ihren nächsten Entwurf "). Wenn man die zwei Brotscheiben oben und unten im Inneren des Sandwichs schneidet, fühlt sich der Schüler nur schlecht an und führt ihn wahrscheinlich dazu, noch mehr Fehler zu machen oder, schlimmer noch, vollständig aufzugeben.
Denken Sie in Ihren eigenen E-Mails an diejenigen in Ihrem persönlichen und beruflichen Umfeld den gleichen Ansatz, wenn es Kritik oder Enttäuschung gibt, die Sie anbieten müssen. Sandwich die Kritik zwischen zwei Scheiben leicht verdaulichen Weißbrot.
2. Die E-Mails, die Sie schreiben, sollten immer diejenigen sein, die Sie sich vor dem Drücken dieses fatalen Sendeschlüssels Zeit nehmen. Offensichtlich sind einige in Ordnung, schnell und im laufenden Betrieb zu schreiben. "Meet you at 4" erfordert wenig Nachdenken (aber stellen Sie sicher, dass Sie nicht "5" geschrieben haben). Die E-Mails, die Sie genauer untersuchen müssen, betreffen die heiklen Situationen, in denen Sie Informationen austauschen, die potenziell falsch interpretiert werden können.
3. Es ist sogar ratsam, wenn die Situation klebrig genug ist, dass Sie die E-Mail schreiben und sie dann als Entwurf speichern, bevor Sie sie senden (besonders für diese Mittags-Mitteilungsmitteilungen). Wenn Sie den Empfänger nicht sehr gut kennen oder wenn Sie jemanden um Hilfe bitten, den Sie nicht kennen, z. B. einen Kundendienstmitarbeiter, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Sprache respektvoll und rücksichtsvoll ist. Beenden Sie mit "Danke" oder "Danke!". Vermeiden Sie auf jeden Fall die Verwendung von ALL CAPS, die dem E-Mail-Äquivalent des Schreiens in einem Gesicht entsprechen.
4, Nachdem Sie Ihre E-Mail geschrieben haben, verwenden Sie etwas Empathie . Lesen Sie Ihre E-Mail, als ob Sie sie von jemand anderem erhalten würden. Wie würdest du dich fühlen? Würdest du dich verärgert, traurig oder selbstkritisch fühlen? Wenn dies der Fall ist, müssen Sie die E-Mail neu schreiben, um die Sprache und den Ton weicher zu machen.
5, Unnötig zu sagen, achten Sie auf diesen heiligen Terror der "alle antworten" -Option. E-Mails, die aus einer Gruppe stammen, sind besonders gefährlich, wenn Sie nicht vor dem Antworten pausieren. Sie können jedoch auch unter der automatischen Korrekturfunktion leiden, bei der Ihr E-Mail-Anbieter E-Mail-Adressen für Sie ausfüllt. "Erik" kann jemand sein, mit dem du deine persönlichen Gefühle teilen möchtest; "Eric" könnte ein Mitarbeiter sein, den Sie kaum kennen und der durch Ihre Nachricht verwirrt wäre.
Die Moral der Geschichte ist einfach: Schreiben Sie niemals eine E-Mail, für die Sie sich schämen würden, sie auf Papier auszudrucken. Sie können im Cyberspace schreiben, aber denken Sie daran, dass es eine Person am anderen Ende dieser Nachricht ist. Halten Sie Ihre E-Mails höflich, respektvoll und sorgfältig komponiert, und Ihre Online-Kommunikation wird Ihnen gut tun.
Folge mir auf Twitter @swhitbo für tägliche Updates zu Psychologie, Gesundheit und Altern . Zögere nicht, dich meiner Facebook-Gruppe " Fulfillment at Any Age " anzuschließen , um den heutigen Blog zu diskutieren oder weitere Fragen zu diesem Beitrag zu stellen.
Copyright Susan Krauss Whitbourne, Ph.D. 2013
Referenz:
Giumetti, GW, Hatfield, Al, Scisco, JL, Schroeder, AN, Muth, ER & Kowalski, RM (2013). Was für eine unhöfliche E-Mail! Untersuchung der differenziellen Auswirkungen von Inkompetenz gegenüber der Unterstützung von Stimmung, Energie, Engagement und Leistung im Online-Kontext. Journal of Occupational Health Psychologie, 18 (3), 297-309. doi: 10.1037 / a0032851
