Wie vergeuden Sie nicht mehr Ihre Zeit in Meetings?

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In einem Dilbert-Cartoon bittet der Bürochef Carol, seine Sekretärin, ein Treffen zu vereinbaren. Als sie nach dem Thema des Treffens fragt, antwortet er: "Ich habe vor, Six Sigma mit Lean-Methoden zu verschmelzen, um die Kluft zwischen unserer Strategie und unseren Zielen zu beseitigen." Ohne einen Blick von der Seite zu erwidern, antwortet Carol: "Ich sage nur" Zeitverschwendung. "

Laut TED-Rednern David Grady und Jason Fried besucht der durchschnittliche Manager 62 Sitzungen pro Monat, aber mehr als ein Drittel davon wird als unnötig oder Zeitverschwendung angesehen. Angesichts der Tatsache, dass Führungskräfte 40-50 Prozent ihrer Zeit in Meetings verbringen, bedeutet dies, dass sie mehr als zwei Monate pro Jahr verschwenden. Grady und Fried sagen weiter, dass die Rechnung für schlechte Treffen allein in den USA jährlich 37 Milliarden Dollar beträgt. Schlechte Treffen stehlen Zeit und Geld.

Untersuchungen zeigen, dass im Durchschnitt 15 Prozent der Gesamtarbeitszeit einer Organisation in Meetings verbracht werden, und diese Zahl steigt von Jahr zu Jahr. Eine Studie, die im Harvard Business Review veröffentlicht wurde, schätzte die Zeit, die Menschen für die Unterstützung eines wöchentlichen Führungskräftetreffens in einer großen Organisation aufgaben, basierend auf der Analyse der Outlook-Kalender ihrer Mitarbeiter. Sie kam zu dem Schluss, dass 300.000 Stunden pro Jahr für die Unterstützung dieses einzigen Treffens aufgewendet wurden, wobei die nachgelagerte Kaskade von Teamsitzungen berücksichtigt wurde. Erstaunlicherweise beinhaltete diese Zahl nur die Besprechungszeit und schloss zusätzliche Vorbereitungen aus. Wie können wir den Trend umkehren?

Rückwärts arbeiten nicht vorwärts

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Beginnen wir mit den vier Worten: "Lass uns ein Treffen haben". Sie scheinen unschuldig genug zu sein, aber sie verursachen wahrscheinlich mehr Probleme und verschwenden mehr Zeit als jeder andere Satz am Arbeitsplatz. Anstatt zu hinterfragen, ob ein Treffen notwendig ist, lautet die normale Antwort: "Gute Idee. Wann wollen wir es und wen sollten wir einladen?

Jetzt, wo eine vage Absicht ("lasst uns treffen") und ein breites Thema (wie "Projektreview") etabliert wurden, werden Tagebücher geöffnet und Daten und Namen vorgeschlagen. Jemand sagt: "Sollen wir es für eine Stunde einstecken?" und Kalendereinladungen werden verschickt. Wenn Ihr Meeting schließlich stattfindet, passiert eine merkwürdige und erstaunliche Sache: Es dauert genau eine Stunde. Das liegt daran, dass sich die Konversation wie ein riesiger Schwamm im Wasser ausbreitet, um die zugewiesene Zeit zu füllen. Diese Szene ist so normal und wird jeden Tag so oft nachgespielt, dass sie kaum eine Empörung auslöst, aber sie ist fast kriminell. Um Ihre Meetingkultur zu transformieren, stellen Sie sicher, dass drei Fragen gestellt werden, bevor Einladungen versendet werden:

1. Was ist der Zweck des Treffens? Dies verdeutlicht den Grund dafür.
2. Was sind die beabsichtigten Ergebnisse? Dies beantwortet, was Sie erreichen möchten.
3. Wessen Treffen ist es? Dies sagt Ihnen, wer dafür verantwortlich ist.

Dies ist ein völlig anderer Denkrahmen als der, in dem Sie in Richtung einer vagen Absicht nachdenken. Die besten Führungskräfte und Manager verfolgen diesen Prozess der Rückentwicklung von den Ergebnissen, denen sie verpflichtet sind. Zum Beispiel führt Sir Dave Brailsford das Team Sky an, das in den letzten fünf Jahren drei Gewinner der Tour de France hervorgebracht hat. Es ist keine Überraschung, dass Brailsford seine Rolle auf diese Weise beschreibt:

• Auf Fehler machen
• Hör auf, jetzt Geld zu verlieren!
• Unsere Kinder betrügen: Wer ist verantwortlich? Teil 1*
• Das Verbrechens- und Gesetzesquiz noch einmal
• Mediengewalt erneut besucht

"Meine Aufgabe ist es, die besten Chancen zu prüfen, um zu versuchen, jemanden auf dem Podium mit dem gelben Trikot auf der Champs Elysée zu sehen und von dort aus zu arbeiten."

Machen Sie sich zunächst über Zweck und Ergebnisse klar und dann überlegen Sie, wie Sie diese erreichen können. Sie können diesen Ansatz in Bezug auf jedes Projekt anwenden, und dies für Meetings ist ein guter Anfang. Nach einer Weile wird es eine Lebensweise.

Halbe die Zeit und verdopple den Wert

Um daran zu erinnern, dass Meetings Geld kosten, wurden Varianten des Taxameter-Systems entwickelt, die den Echtzeitpreis eines Meetings berechnen. Nachdem Sie das Jahresgehalt Ihrer Mitarbeiter eingecheckt haben, bitten Sie die Teilnehmer, bei Ankunft anzukommen und der Zähler in der Ecke zu ticken, damit alle sehen können. Wenn Sie nicht so weit gehen, können Sie sich der Herausforderung stellen, die Zeit, die Sie in Meetings verbringen, zu halbieren und ihren Wert zu verdoppeln. Hier sind sieben Fragen zu stellen:

1. Gibt es einen klaren Zweck und ein klares Ergebnis für das Treffen? Wenn diese nicht gut definiert sind, sollten Sie das Meeting nicht planen. Wenn Sie auf der Einladungsliste stehen, fordern Sie weitere Informationen an oder lehnen Sie die Einladung ab.
2. Wessen Treffen ist es? Dies zu wissen, gibt dem Meeting einen Vorteil. Wenn es keine benannte Person gibt, handelt es sich eher um eine Nicht-Unterhaltung als um eine Unterhaltung.
3. Haben die Leute die Vorbereitung gemacht, nach der gefragt wurde? Wenn nicht, fahren Sie mit dem nächsten Tagesordnungspunkt fort oder beenden Sie das Meeting. Auf diese Weise beginnen Sie, eine Kultur zu schaffen, in der Menschen vorbereitet sind.
4. Ist es wichtig, dass alle hier sind? Wenn die Antwort "Nein" lautet, verlasse das Meeting selbst oder mach es akzeptabel, dass andere Leute gehen. Auf diese Weise entwickeln Sie eine Kultur, die das Stapeln abhält. Außerdem kommt großes Denken normalerweise aus kleinen Gruppen kluger Menschen.
5. Brauchen wir die zugewiesene Zeit? Planen Sie Besprechungen nicht in stundenlangen Schritten, nur weil Ihr Kalender so eingerichtet ist. Plane sie kürzer oder beende sie früh und gib den Leuten etwas Zeit.
6. Müssen wir uns persönlich treffen oder können wir das Gespräch aus der Ferne angehen? Von Angesicht zu Angesicht ist immer vorzuziehen, aber nicht, wenn die Leute einen halbtägigen Ausflug für ein einstündiges Treffen machen. Planen Sie stattdessen eine Konferenzschaltung oder ein Videogespräch.
7. Haben wir Vereinbarungen darüber, wie wir das Treffen durchführen werden? Richten Sie es so ein, dass sich die Personen eindeutig in der Besprechung oder außerhalb davon befinden. Dies dauert Sekunden und erfordert keinen großen Vortrag. Meine erste Bitte ist, dass Leute ihre Geräte weglegen. Wenn sie lieber am Telefon wären, wären sie lieber woanders.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, wird der Meeting-Zähler weiterhin aktiviert, aber Sie haben weniger Besprechungen und Gespräche mit höherer Qualität. Sie können sich dabei den Worten des amerikanischen Schriftstellers und Wirtschaftswissenschaftlers Thomas Sowell widersetzen, der sagte, dass Menschen, die sich gerne treffen, nichts tun sollten.

Mein Buch ist Blamestorming: Warum Konversationen schief gehen und wie man sie repariert, veröffentlicht von Watkins.

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Verweise

David Grady und Jason Fried, "Die wirtschaftlichen Auswirkungen schlechter Treffen", TED-Vortrag, 17. November 2014, ideas.ted.com/theconceptual-impact-of-bad-meetings.

Michael C Mankins, "Dieses wöchentliche Treffen dauerte 300.000 Stunden pro Jahr", Harvard Business Review, 29. April 2014.

Lawrence Tobin, "Sir Bradley Wiggins Out of 2014 Tour de France", Independent, 27. Juni 2014.