Die Real Reason Meetings sind unproduktiv

Unproduktive Treffen sind zu einer weltweiten Epidemie geworden. Von Boston bis Budapest verstopfen sie Kalender, zerquetschen Seelen und verhindern den Fortschritt zu unseren wichtigsten Zielen. Der Grund war immer offensichtlich: Die Leute wissen nicht, wie man gute Treffen abhält. Organisationen gehen davon aus, dass sich Meetings verbessern, wenn sie die Wissenslücke schließen.

Wir haben also ein Vermögen ausgegeben, Führungskräften effektive Meeting-Praktiken beizubringen: Erstellen Sie eine Agenda, formulieren Sie einen klaren Zweck, rufen Sie Meetings nur dann auf, wenn es absolut notwendig ist. Aber überraschenderweise hat das Training nur eine Delle gemacht. Warum? Denn im Großen und Ganzen kennen die Leute diese Grundlagen bereits. Nicht wahr?

Das Problem ist nicht, dass die Leute nicht wissen, was zu tun ist; es ist, dass sie nicht tun, was sie wissen. Aber warum? Ich werde es mit einer Metapher erklären.

Stellen Sie sich vor, Sie sind der Fahrer eines Autos. Dein Ziel ist es, so schnell wie möglich von New York in die sonnige Stadt Los Angeles zu kommen. Meetings sind wie die Boxenstopps, die man unterwegs macht, um aufzutanken, abzustimmen, Wegbeschreibungen zu bekommen.

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Es dauert jedoch nicht lange, zu erkennen, dass die Boxenstopps schrecklich langwierig und unerklärlich ineffizient sind, und es gibt, ehrlich gesagt, viel zu viele. Scheint wie ein einfaches Problem zu lösen, also versprichst du, eine Agenda zu erstellen, ein Zeitlimit zu setzen und nur dann Stopps zu machen, wenn es absolut notwendig ist. Aber 24 Stunden später ist es Ihnen ein Rätsel, dass Sie Ihre Versprechen größtenteils nicht eingehalten haben. Du schwörst, diesmal härter zu werden, aber am nächsten Tag, nach frustrierend mageren Veränderungen, bist du immer noch schwer zu erklären.

Das liegt daran, dass die wahre Erklärung, die Sie nicht einmal in Betracht gezogen haben, beunruhigend und ziemlich unglaublich ist: Sabotage.

Ohne es zu wissen, sitzt neben dir im Auto ein Passagier. Ein unsichtbarer Kerl, der jedes Mal, wenn du versuchst, die Pitstops produktiver zu machen, deine Arbeit aktiv rückgängig macht. Der Passagier will nicht nach LA kommen. Ineffiziente Boxenstopps sind für Sie ein Fehler. Für ihn sind sie ein Feature.

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Wenn Sie das Problem lösen wollen, können Sie nicht nur naiv versuchen, die Boxenstopps zu optimieren. Sie müssen das Problem angehen, das hinter dem Problem lauert. Sie müssen mit dem Passagier umgehen.

Wer ist der Passagier?

Haben Sie jemals Ihren Kühlschrank gereinigt anstatt sich auf eine Präsentation vorzubereiten? Bing die gesamte erste Staffel von Stranger Things, anstatt Steuern zu zahlen? Das Fitnessstudio zu verlassen, weil heute dein halber Geburtstag ist und du schläfst, du hast dich plötzlich entschieden, ist ein Geschenk für dich?

Nach jedem dieser Ereignisse haben Sie zweifellos auf Ihr irrationales Verhalten zurückgeblickt und ungläubig gefragt: "Warum in der Welt habe ich das getan?" Die Frage war rhetorisch gemeint, aber sie verdient eine Antwort: der Passagier.

Im Laufe der Jahre sind die kollektiven psychologischen Kräfte, die uns daran gehindert haben, unsere Arbeit zu tun, die ich jetzt Fahrgast nenne, sehr bekannt. Die Griechen nannten es Akrasia , frei übersetzt als "Willensschwäche". Der gefeierte Autor Stephen Pressfield nannte es den Widerstand, "die giftigste Kraft auf dem Planeten." [1] Psychologen nennen es Verschleppung, Verzögerung einer Handlung trotz der Erwartung zu sein schlechter dran dafür. [2]

Eine außerordentliche Anzahl von Produktivitätsproblemen in der Geschichte wurde durch diesen furchtbaren Feind verursacht. Wie in Piers Steel Chroniken in seinem Buch The Procrastination Equation , deuten Hieroglyphen, die 4000 Jahre zurückreichen, darauf hin, dass die alten Ägypter darum kämpften, ihre Ernte rechtzeitig zu pflanzen. Jahrhunderte später warnte der griechische Dichter Hesiod seine Landsleute davor, "bis morgen und übermorgen ihre Arbeit zu erledigen". In jüngerer Zeit sind Schriftsteller von Kafka über Hemingway bis Foster Wallace Opfer geworden.

Heute, während der Passagier immer noch Bauern, Schriftsteller und Künstler plagt, ist sein Ziel der Tag die Organisation, und Meetings sind die Waffe der Wahl geworden. Aber bevor wir verstehen können wie, sollten wir fragen warum; Warum genau ist der Passagier so darauf bedacht, uns davon abzuhalten, unsere Arbeit zu tun?

Was wünscht der Passagier?

Niemand weiß genau, wann der Passagier zum ersten Mal auf der Bildfläche erschien, aber es war wahrscheinlich vor langer, langer Zeit – geboren mit einer einfachen Mission: Hilf den Menschen zu überleben. Für unsere frühesten Vorfahren war ein Fokus auf Belohnungen, die schnell realisiert werden konnten, überlebenswichtig. Am wichtigsten waren die vier grundlegenden Triebe: kämpfen, füttern, fliehen und paaren.

Der Passagier mit seiner impulsiven Vorliebe für kleinere Vergnügungen, die später über größere Freuden verfügten – in kurzer, sofortiger Befriedigung -, bot den Menschen einen evolutionären Vorteil.

Heute jedoch leben wir in einer Welt, in der der Schlüssel zum Gedeihen die verzögerte Befriedigung ist. Um ein Buch zu schreiben, einen Wolkenkratzer zu bauen, Herzoperationen zu lernen, erfordert alles eine große Dosis echter, schweißtreibender Arbeit. Arbeit, definiere ich als jede Aktivität, die uns jetzt einige Unannehmlichkeiten bereitet, bringt uns aber unseren langfristigen Zielen wesentlich näher. Das sind genau die Aufgaben, die der in der Vergangenheit immer noch törichter Fahrgast mit nichts zu tun haben will.

Aber wie genau erhält der Passagier Menschen, die so ehrgeizig sind, um unsere Arbeit zu vermeiden? Indem wir uns täuschen. [3]

Leise, aber tödlich: Make-Work

Wir sind uns der offensichtlichen Art und Weise bewusst, in der der Passagier uns von unserer Arbeit ablenkt, indem er uns mit angenehmen Ablenkungen verführt oder was ich nicht-Arbeit nenne. Fernsehen, Facebook checken, einen Elektronikladen durchstöbern (für die Technophilen unter uns) – das sind alles Beispiele.

Das Problem, zumindest für den Passagier, ist, dass angenehme Ablenkungen so offensichtlich nicht funktionieren (daher der Name), dass sie von einem unerträglichen Schuldgefühl verfolgt werden, das uns bald wieder an die Arbeit führt. Und so hat der Passagier eine eher heimliche Täuschung, die uns noch länger ablenken lässt: Schmiedearbeiten.

Make-Work sieht aus wie echte Arbeit, ist es aber nicht, weil es Sie Ihren langfristigen Zielen nicht wesentlich näher bringt. Im Gegensatz zu Nicht-Arbeit fühlt sich Make-work wie echte Arbeit an, ein Hamsterrad, auf das der Passagier leicht ködert. Und das größte Problem ist, weil es keine Schuld gibt, wir merken nicht einmal, dass wir eins sind.

Für Autoren ist die häufigste Form von Make-Arbeit Forschung. Forschung kann echte Arbeit sein, die es einem Autor ermöglicht, sein Thema besser zu verstehen, zu argumentieren und sicherzustellen, dass sich seine These mit der Realität überschneidet. Aber wie der Passagier so geschickt versteht, kann Forschung ohne Richtung oder Spezifität ein Versteck sein. Eine nicht so offensichtliche Ablenkung, einige Autoren forschen seit Jahren, überzeugt, dass sie echte Arbeit machen, aber am Ende nie das eigentliche Stück schreiben.

Für Personen, die in Organisationen arbeiten, lähmt uns der Passagier jedoch mit einer noch gefährlicheren Aktivität: Treffen.

Für Organisationen können Meetings durchaus echte Arbeit sein. Es gibt oft kein besseres Forum, um zu kommunizieren, zusammenzuarbeiten und am kritischsten wichtige Entscheidungen zu treffen. Unglücklicherweise weiß der Passagier, dass wenn Meetings einen zweideutigen oder geringfügigen Zweck haben, sie von Hebeln des Fortschritts zur mächtigsten Form von Make-Work gehen, die es gibt. Er braucht nur ein paar Tricks, um uns zu täuschen.

Der Houdini

Ein Manager muss eine Entscheidung darüber treffen, ob er eine neue Marketingkampagne genehmigt, also schickt er seinen Mitarbeitern E-Mails, um ein Meeting einzurichten. Aber in der E-Mail muss ich , anstatt das Offensichtliche zu sagen , ja oder nein über die neue Kampagne entscheiden , sie schreibt, lass uns die Kampagne diskutieren, oder? Siehst du, was gerade dort passiert ist? Ich nenne diesen Trick den Houdini, weil der Passagier die Entscheidung (poof!) Verschwinden lässt.

Der Passagier verabscheut Entscheidungen. Er weiß, dass uns nichts schneller zu unseren Zielen bewegt. Und wenn er uns zu Gesprächen führen kann, die mit einer Entscheidung in Verbindung stehen, aber die Entscheidung selbst verschleiern, ist das Ergebnis eine Diskussion, die nirgendwohin führt. Was noch schlimmer ist, eine Diskussion wird zu einer anderen und einer anderen und schließlich zu fünf Treffen, um zu einer Entscheidung zu kommen, die man hätte treffen müssen. Beschreibe einen für den Passagier.

Aber wenn wir es irgendwie schaffen, die Entscheidung zu identifizieren, hat der Passagier einen Backup-Plan: Verschwinde den Entscheidungsträger. Wir haben alle die Geschichten gehört, ein Dutzend Leute an einer Straßenecke, die Zeugen eines Überfalls sind, doch niemand tritt ein, um zu helfen. Psychologen nennen es eine Verbreitung von Verantwortung: Wenn unklar ist, wer handeln soll, tut niemand. Der Passagier nutzt dieses psychologische Phänomen aus, indem er sicherstellt, dass keine Person dafür verantwortlich ist, die Entscheidung zu einem Ende zu bringen, wodurch sie auf unbestimmte Zeit verlängert wird.

Die andere Art, wie der Passagier uns in die Arbeit treibt, ist, uns dazu zu zwingen, sich mit so unbedeutenden Themen zu treffen, dass sie niemals Treffen überhaupt erst recht haben.

Der Berg

Jeden Tag werden Organisationsleiter mit Dutzenden von dringenden Angelegenheiten bombardiert. Obwohl sich alle von ihnen als missionskritisch fühlen, ist in Wirklichkeit nur eine Minderheit lebenswichtig genug, um die Massenunterbrechung zu rechtfertigen, die ein Treffen mit sich bringt. Aber der Passagier macht uns Angst, selbst das Triviale zu treffen. Ich nenne diesen Trick den Berg, weil er uns aus einem Maulwurfshügel einen Berg machen lässt.

Wenn ein Tech-Leiter eine Ankündigung machen will, warnt der Passagier ihn, dass, wenn seine Mitarbeiter das Memo nicht lesen oder noch schlimmer, es falsch verstehen, Chaos entsteht (wird es fast sicher nicht). Also ruft er ein Treffen an.

Ein wöchentliches Highschool-Administratortreffen soll sich darauf konzentrieren, die Ausbildung aller Schüler voranzutreiben, aber der Passagier überzeugt das Team, dass die peinlichen Possen eines Schülers am Fußballspiel am vergangenen Freitag ganz oben auf der Agenda stehen (das tut es nicht) .

Ein Top-Verkäufer wird gerade eine Besprechungseinladung für ein Thema ablehnen, das ihn nicht betrifft. Aber, leider, der Passagier pflanzt einen Samen von FOMO in seinem Kopf, "Was ist, wenn etwas diskutiert wird, dass es dir leid tun wird, dass du es verpasst hast?" (Sie werden es wahrscheinlich nicht sein). Und so wird eine Stunde, die man damit verbracht haben könnte, seine wichtigste Perspektive in Angriff zu nehmen, für Make-Work ausgegeben.

Wenn eine Person eine Stunde für eine Kleinigkeit ausgeben würde, könnten wir sie als echte Arbeit betrachten. Aber wenn fünf oder sechs oder sieben zusammenkommen, so wie wenn man einen Bombentrupp einsetzt, um eine Katze von einem Baum zu retten, überwiegen die Vorteile nicht die Kosten und es ist entschiedene Arbeit.

Leider werden diese Menschen vielleicht nie begreifen, wie brillant sie in die Kunstform getäuscht wurden, oder dass sie überhaupt Make-Work machten. Diese Tricks sind gut, aber der größte Trick, den der Passagier jemals gezogen hat, ist, die Welt zu überzeugen, die er nicht existierte. [4]

Aber Sie müssen nicht so leicht ausgetrickst werden.

Die größte Stärke des Passagiers ist seine Fähigkeit, im Dunkeln zu operieren. Zum Glück gibt es drei einfache, aber mächtige Fragen, die uns helfen werden, das Licht anzumachen.

Unsere größte Verteidigung: Die drei Fragen

I. Welche Entscheidung (en) müssen getroffen werden?

Diese Frage muss gestellt werden, bevor Sie ein Meeting anrufen oder daran teilnehmen, aber vor allem, wenn Sie sich selbst oder andere hören, die eines dieser vier Gefahrenwörter aussprechen – diskutieren, überprüfen, aktualisieren, planen. Sie sind verräterische Zeichen, dass der Passagier die Entscheidung bereits verdunkelt hat und Make-Arbeit ist um die Ecke.

Um dieses Schicksal zu vermeiden, fragen Sie: Welche Entscheidung (en) müssen getroffen werden? Manchmal ist die Antwort offensichtlich, manchmal hat der Passagier die Entscheidung so tief vergraben, dass Sie etwas graben müssen.

Wenn Sie das nächste Mal ein Meeting aufrufen, um den Vorschlag zu überprüfen , hören Sie auf und fragen Sie: Welche Entscheidung muss tatsächlich getroffen werden? Sie werden feststellen, dass der Zweck der Überprüfung des Vorschlags darin besteht, zu entscheiden, ob er akzeptiert wird oder nicht.

Wenn dein Chef sagt, lass uns das Ereignis planen , realisiere, dass das Wort Plan mehrere Entscheidungen versteckt, also listet sie auf: Wo sollen wir das Ereignis abhalten? Welches Datum? Wen werden wir einladen?

Möchten Sie ein Meeting abhalten, um Ihre Mitarbeiter über eine neue Richtlinienänderung zu informieren? Fragen warum so unerbittlich wie ein Sechsjähriger Sie zur Entscheidung bringen wird. Warum aktualisieren? Um Feedback zu bekommen. Warum Feedback? Um zu erfahren, ob das Personal Probleme mit der Änderung hat. Warum ist es wichtig, wenn das Personal Probleme hat? Denn wenn dies der Fall ist, muss die Richtlinie überarbeitet werden. Bingo. Da ist die Entscheidung: Muss ich die neue Richtlinie überarbeiten?

II. Wer wird jede Entscheidung besitzen?

Selbst wenn die Entscheidung offen ist, kann der Passagier sicher sein, dass, solange keine Person verantwortlich ist, eine Zirkeldiskussion stattfinden wird. Deshalb müssen Sie für jede Entscheidung einen einzelnen Entscheidungsträger identifizieren.

Unternehmen widersprechen oft und behaupten, dass sie Entscheidungen im Konsens treffen. Es versteht sich jedoch von selbst, dass eine allgemeine Einigung über eine Entscheidung in der Regel der erste Schritt ist, und die Benennung des Entscheidungsträgers ändert das nicht.

Entscheidungsträger bedeutet nicht alleiniger Entscheidungsträger. Es bedeutet vielmehr, Hirte des Entscheidungsprozesses zu sein, dessen Aufgabe es ist, sicherzustellen, dass eine Entscheidung rechtzeitig getroffen wird. Dies ist besonders wichtig, wenn der Konsens nicht fassbar ist. Eine Stimme abgeben? Eine Entscheidung einseitig treffen? Wenn der Entscheidungsträger diese schwierigen Entscheidungen nicht trifft, wer wird?

III. Trägt dieses Treffen wesentlich zu unseren Hauptzielen bei?

In meiner Hemdtasche sitzt ein gefaltetes Blatt Papier. Darauf habe ich meine drei wichtigsten Ziele geschrieben und ich trage es überall hin mit mir. Überall. Warum? Es ist meine größte Verteidigung gegen den Berg.

Der Passagier hofft verzweifelt, dass wir unsere Ziele aus den Augen verlieren (oder sie nie identifizieren), denn wenn wir es tun, ist es einfacher, einen Hügel wie einen Berg aussehen zu lassen. Etwas, das wichtig erscheint, erweist sich im Vergleich mit deinen Zielen als relativ unwichtig. Eine Stunde mit Ihrem Team zu verbringen, um ein neues Markenlogo zu debattieren, kann sich als wichtig erweisen, bis Sie es neben Ihrem Ziel sehen: bis Ende des Monats 100 neue Kunden zu gewinnen.

Wenn Sie das nächste Mal eine Besprechungseinladung erhalten, gehen Sie davon aus, dass der Absender bereits vom Passagier kompromittiert wurde, und er versucht unwissentlich, Sie dazu zu bringen, mit ihm zu arbeiten. Antworten Sie nur, nachdem Sie die Möglichkeit hatten, Ihre Ziele zu besprechen und zu fragen, ob dieses Treffen wesentlich zu unseren Hauptzielen beiträgt?

***

Organisationen auf der ganzen Welt werden leider weiterhin mit unproduktiven Meetings zu kämpfen haben, wenn sie nicht die eigentliche Ursache, den Passagier, ansprechen. Ein verstohlener Saboteur, der bereit ist, jeden Trick in dem Buch zu benutzen, um uns daran zu hindern, unsere Arbeit zu machen.

Wir müssen wachsam bleiben. Wir müssen die drei Fragen unermüdlich stellen. Und vor allem müssen wir uns noch mehr engagieren, als der Passagier es sabotiert.

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Anmerkungen

[1] – Danke an Stephen Pressfield, dessen unglaubliches Buch Der Krieg der Kunst eine Inspiration für diesen Artikel war.

[2] – Vielen Dank an Dr. Piers Steel, Tim Pychyl und Alfred Mele, die mir erlaubt haben, sie für dieses Stück zu interviewen. Ihre Beiträge waren von unschätzbarem Wert.

[3] – Um es klar zu sagen, wir betrügen uns selbst. Der Passagier ist nur eine Metapher, eine, die psychologische Kräfte repräsentiert, die in unseren eigenen Köpfen funktionieren. Die Wahrheit ist, wir sind der Passagier. Ich sollte darauf hinweisen, dass es eine Debatte darüber gibt, ob wir tatsächlich versuchen, uns selbst zu täuschen. Wie Al Mele, Autor von Self-Deception Unmasked, mir sagte, was tatsächlich passiert, ist ein unbeabsichtigter Prozess, der als "motivierend voreingenommener falscher Glaube" bezeichnet wird. Sein Fall ist unglaublich überzeugend, aber um eine Menge Forschungszusammenfassung zu sparen, lasse ich zu Neugierige Leser erkunden Meles Buch selbst. Aber unabhängig von der Absicht des Passagiers müssen wir so tun, als ob er versucht, uns zu sabotieren. Denn, wie Mele selbst zugibt, verhält er sich bemerkenswert wie jemand, der es ist.

[4] – Wenn du diesen Filmverweis nicht erkennst, schäm dich.

Dieser Aufsatz wurde ursprünglich auf alpitt.com veröffentlicht