E-Mail ist nicht das Problem: Es ist unsere Aufgabe zu wechseln

Drei kürzlich erschienene Artikel, zwei in der New York Times mit dem Titel "Die Angst vor der unbeantworteten E-Mail" (19. April 2013) und die andere mit dem Titel "Wenn E-Mail von Freude zu Deluge wird" (9. Februar 2013) ) und ein in Time- Magazin mit dem Titel "Do not Multitasking: Ihr Gehirn wird Ihnen danken" (17. April 2013) behandelt ein wiederkehrendes Thema unter Profis: Wie gehe ich mit der Menge der E-Mail-Nachrichten, die ich erhalten und jeden Tag? Jenna Wortham überlegte, was zu tun ist, wenn Ihr Posteingang weiter wächst und Sie nicht einmal Tausende von ungelesenen E-Mails verarbeiten können, während Alina Tugend damit zu kämpfen hatte, was Sie bedeuten, wenn Sie entweder nicht antworten oder einfach Ich habe die Zeit, Energie oder Neigung, auf E-Mail-Nachrichten zu reagieren, die auf persönlicher oder beruflicher Ebene von Bedeutung sein können. Die meisten von uns fühlen sich so sehr an unsere E-Mail gebunden, dass wir es genüsslich erlauben, uns von all unseren Geräten, einschließlich unserer Computer, Tablets und Smartphones, zu verhöhnen. Warnungen und Benachrichtigungen greifen unsere Sinne an, piepsen, blinken und spielen sogar ein Lieblingslied. Wir werden zu etwas so Wichtigem gerufen, dass wir über seine Anwesenheit informiert werden müssen, damit wir seine Ankunft vermissen und dass wir sofort Aufmerksamkeit brauchen.

Der Grund, warum ich den Time- Artikel hinzugefügt habe, ist, dass es für die meisten Menschen einfach keinen verfügbaren Zeitraum gibt, um die Überlastung zu bekämpfen. Daher entscheiden sich die meisten dafür, mit ihrer E-Mail Stück für Stück fertig zu werden Zeit "präsentiert sich. Das Problem ist, dass, wenn sich die nächsten paar kostbaren Sekunden oder gar Minuten sinkender Zeit ergeben, wir wahrscheinlich viele zusätzliche E-Mails erhalten haben und feststellen, dass es nicht einmal genug Zeit gibt, diese anzugehen, geschweige denn ältere von nur einem Tag (oder sogar eine Stunde).

Wenn Sie wie die meisten Profis sind, sind Sie immer per E-Mail, ob es sich um einen ständigen Wohnsitz auf Ihrem Laptop handelt oder ob Sie die großen weißen Zahlen auf einem roten Hintergrund auf Ihrem iPhone sehen (oder das Äquivalent auf jedem Smartphone, das Sie mit sich herumtragen) / 7/365). Auf Ihrem Laptop haben Sie wahrscheinlich eine Form der ankommenden E-Mail-Benachrichtigung. Mein Outlook ist so eingestellt, dass es einen Ton ausgibt und eine Benachrichtigung in der rechten Ecke meines Bildschirms anzeigt. Der rationale Teil von mir sagt "NOTIFICATIONS OFF", während der spezialisierte Teil meines präfrontalen Cortex, der Multitasking beherrscht, mir immer wieder sagt, dass er das Pop-Up und den Gong wirklich ignorieren kann und mir dabei hilft, konzentriert und auf die Aufgabe zu achten.

Einfach gesagt, mein PFC liegt mir und hat mich immer belogen. Es kann Unterbrechungen überhaupt nicht gut behandeln, aber es weigert sich, mich anzuweisen, die Benachrichtigungen und Warnungen zu deaktivieren und darauf zu achten, was ich tun soll, entweder mein neues Buch zu schreiben, Statistiken für einen Zeitschriftenartikel zusammenzustellen oder einfach Lektüre zur Vorbereitung auf eine Vorlesung im Klassenraum, eine mündliche Präsentation oder eine Artikelvorlage.

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Was ist mein Problem? Wie die meisten Leute glaube ich, dass ich Multitasking, oder besser Task-Switch, umsonst machen kann. Ich bin nicht wahnhaft. Ich weiß, dass jedes Mal, wenn meine Aufmerksamkeit von dem, was ich tue, weggerissen wird und dann Momente oder sogar Stunden später zurückkehrt, nimmt es mich (und meinen präfrontalen Kortex) Zeit, sich zu erinnern, was ich tat und wo ich dabei war. Laura Bowman, Laura Levine und ihre Psychologiekollegen an der Central Connecticut State University überzeugten mich, dass Menschen, die versuchen, Multitasking zu machen, alle Aufgaben mit der gleichen Genauigkeit erledigen können, aber das erfordert zusätzliche Zeit und Gloria Mark und ihre Kollegen von der University of California, Irvine fügte die Ermahnung hinzu, dass das konstante Multitasking eine Stressschicht hinzufügt, die dadurch entsteht, dass man alles ein bisschen schneller machen muss, nur um mit seinen Verpflichtungen Schritt zu halten.

Doch während ich meinen Laptop ansehe, sehe ich fünf Safari-Browser mit 22 Fenstern, plus meinen Outlook-E-Mail-Posteingang plus drei PDFs, die ich für ein Meeting lesen soll, plus zwei Word-Dokumente plus SPSS mit einem Datensatz und einer Handvoll multivariater Analysen plus … äh oh, ich habe gerade bemerkt, dass ich während des Schreibens eine Textnachricht von meiner älteren Tochter auf meinem iPhone bekam, die selbst viele Apps hat, die ich täglich auf dem Frontbildschirm nutze , einschließlich CNN , ESPN , Zite , Facebook , Woot und natürlich der App Store für den Fall, dass ich etwas über eine neue App lese, die ich ausprobieren muss. Wenn ich nur ein paar Zentimeter von meinen müden Augen beobachte, was ich in meinem direkten Blick habe, macht mich das erschöpft.

Der Time- Artikel sagt mir, dass ich nicht Multitasking muss, weil mein Gehirn es nicht mag. Nun, es ist mein Gehirn, das mich von der Aufgabe zur Aufgabe bringt, von dem Moment an, an dem ich aufwache, bis zu dem Moment, an dem ich mein Telefon ausschalte, etwa eine Stunde bevor ich in Rente gehe. [Nebenbei bemerkt, ich hielt das Telefon immer neben meinem Bett, aber als ich aufwachte, fühlte ich mich gezwungen, es zu überprüfen, was dann entweder eine schnelle E-Mail-Antwort an jemanden erfordern würde oder meinen Verstand stören und den Rest meiner Nacht ruinieren würde Schlaf.] Gloria Mark sagt mir, im Time- Artikel, dass ich aus ihrem Studium lernen sollte, wo sie fünf Tage lang 13 Mitarbeiter von der E-Mail abschnitt und ihren Stress minderte. Wenn ich nur darüber nachdenke, droht mein Blutdruck hoch zu steigen. Fünf Tage bedeuten, dass ich einen Stapel von mindestens 2.000 unadressierten E-Mail-Nachrichten hätte, und das ist nicht das, was ich oder mein Gehirn machen möchte. Im Gegensatz dazu sagt Cliff Nass, Professor an der Stanford Universität, dass seine Studie gezeigt habe, dass Multitasking schlecht für mich ist und ich lernen sollte, die "20-Minuten-Regel" zu verwenden, in der ich 20-minütige Zeitblöcke widme bevor ich mir erlaube zu wechseln (zu e-mail). Dies scheint wesentlich erreichbarer.

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Was ist die Lösung? Meine Ansicht ist der von Cliff Nass nahe, da ich glaube, dass wir unser Gehirn neu schulen müssen, um uns für zunehmende Zeiträume zu konzentrieren und daran teilzunehmen. Wenn ich mit dem Publikum spreche, seien es Schüler, Lehrer, Eltern oder Geschäftsleute, führe ich das Konzept der "Tech Breaks" ein, um bei diesem Umschulungsprozess zu helfen. Eine technische Pause ist vergleichbar mit dem, was Nass mit einer Falte empfiehlt. Am einfachsten lässt sich dies anhand eines Beispiels veranschaulichen. Im Januar 2012 sprach ich an der American School of Bombay auf ihrer Unplugged-Konferenz 2011, an der Lehrer und Administratoren internationaler Schulen teilnahmen, die sich mit den Fragen rund um den Einsatz von Technologie im Klassenzimmer befassten. Während der wenigen Tage, die ich in Mumbai war, sprach ich mit der Konferenz und den Eltern der ASB-Studenten. Wir übernachteten im Sofitel Hotel auf der anderen Straßenseite und als ich Anfang 2013 auf der Unplugged 2013 wieder zu sprechen kam, riss mich der Hoteldirektor beim Check-in ein, um mir zu erzählen, wie er mich im Zusammenhang mit Tech Breaks gehört hatte Familienessen und beschloss, sie während seiner Mitarbeitertreffen zu verwenden. Er fügte hinzu, dass er, während er Baby Boomer war, die meisten seiner Mitarbeiter in ihren 20ern und 30ern waren und ständig ihre Smartphones während der Meetings checkten und er war nicht glücklich über ihre mangelnde Aufmerksamkeit.

Er erinnerte sich an meine Einführung von Tech-Breaks bei den Eltern am ASB – wo seine Kinder die Schule besuchen – und beschloss, sie während seiner Treffen auszuprobieren. Wie ich den Eltern vorschlug, begann er damit, dass seine Mitarbeiter eine Minute lang nach ihren Telefonen suchten und dann ihre Telefone stumm drehten und sie auf den Tisch legten, was für die meisten eine ziemliche Überraschung war, da sie sie in ihren Schößen versteckten . Das umgedrehte Telefon sollte eine Erinnerung sein, dass er ihnen in kurzer Zeit eine technische Pause geben würde und sie für eine weitere Minute einchecken könnten. Er setzte diesen Weg für das ganze Treffen fort und für einige Wochen dauerte der 1 Minute / 15 Minuten Zyklus. Dann, als ich die Eltern ermutigte, erhöhte er sie auf 20 Minuten und nach einer weiteren Woche oder zwei bis 30 Minuten, da ich die Eltern ermutigt hatte, in ihren Häusern (und den Lehrern in ihren Klassenräumen) zu versuchen. Er war stolz darauf, mir zu sagen, dass er bei einer einstündigen Besprechung am Anfang eine Minute und am Ende eine Minute in der Mitte und eine Minute nachgesehen hatte und dass es ein voller Erfolg war.

Das ist die Kraft der Tech-Breaks: Sie bringen Ihnen bei, wie Sie Ihr Bedürfnis, sich ständig einzuchecken und sich zu konzentrieren, für Zeiträume ohne den Clarion-Anruf des Smartphones verzögern müssen. Ich habe Tech-Breaks für Klassenlehrer in 1: 1-Programmen empfohlen, für junge Erwachsene bei Abendessen im Restaurant, für Eltern am Familienabendessen und für Geschäftsmanager während Meetings und ich habe noch nichts von einem Misserfolg gehört. Was ich höre, sind glühende Berichte von neuer Aufmerksamkeit, die zu mehr Produktivität führen.

Also, um den Artikel im Time Magazine zu paraphrasieren: "Master Tech Breaks: Ihr präfrontaler Cortex wird Ihnen danken!"