Anfragen per E-Mail zu stellen ist immer ein heikles Thema. Wenn die Person, an die Sie schreiben, ein guter Freund oder ein nahes Familienmitglied ist, werden Sie wahrscheinlich einen breiten Bogen zwischen der unhöflichen und der höflichen Art führen. Sie können eine untypisch knappe Anfrage Ihrer Großmutter für ihre saure Sahne Kaffeekuchenrezept machen, wenn Sie verzweifelt sind, es rechtzeitig für ein Büro Potluck fertig zu bekommen. Die Chance ist jedoch, dass sie nicht von Ihrer kurzen Nachricht voller Tippfehler und fehlender Begrüßung oder gar Ihrer Unterschrift beleidigt wird. Sollten Sie die gleiche E-Mail an einen Kollegen senden, wenn Sie es eilig haben, eine Antwort zu erhalten, besteht die Gefahr, dass Sie einen wohlverdienten Vorwurf erwirken.
Die Wissenschaft der E-Mail-Kommunikation steckt noch in den Kinderschuhen, und selbst das, was bekannt ist, entwickelt sich schnell weiter. E-Mails können leider ohne Rechtschreibprüfung und Grammatikprüfung gesendet werden, wenn Sie Ihr Smartphone anstelle eines mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm verbundenen Desktops verwenden. Auf der anderen Seite kann Autokorrektur das Wort, das Sie verwenden möchten, im besten Fall in ein Kauderwelsch umwandeln, oder im schlimmsten Fall in das Gegenteil. Es gibt auch die berüchtigten “Alle antworten” -Szenarien, die an unbeabsichtigte Empfänger oder die nicht gesendete E-Mail in Ihren Entwürfen gehen, weil Sie vergessen haben, auf “Senden” zu drücken.
Während die Menschen sich in dieser sich ständig verändernden Landschaft bewegen, beginnt sich eine Wissenschaft der E-Mail-Kommunikation zu entwickeln. Zuletzt untersuchte Milica Savić (2018) von der Universität Stavanger (Norwegen) die Wahrnehmung der von Studenten übermittelten E-Mail-Kommunikation durch die Fakultät. Der Prozess des E-Mails an einen Kursleiter ist mit Ungewissheit und Unruhe für den durchschnittlichen Studenten verbunden und könnte den Unterschied zwischen Bestehen und Nichtbestehen eines Kurses bedeuten. Die Richtlinien für diesen Prozess sind ausreichend unklar, so dass der Schüler nur durch Trial-and-Error lernen kann, welchen Weg er im Allgemeinen einschlagen soll. Was noch schlimmer ist, können E-Mails, die für einen funktionieren, fehlschlagen, wenn sie an einen anderen Instructor gesendet werden.
Laut Savić ist Unhöflichkeit in der Tat ein dynamisches Konzept, besonders in dieser Welt sich entwickelnder Normen für E-Mails. Die beste Definition von Unhöflichkeit sei ein Missverhältnis zwischen dem, was der Empfänger erwartet, und dem, was der Absender sagt. Sie erwarten nicht, dass eine E-Mail von einem Vertriebsmitarbeiter Ihnen mitteilt, dass eine Bestellung, die Sie aufgegeben haben, mit “Hey there” im Geschäft angekommen ist. Unabhängig davon, was der Vertriebsmitarbeiter kommunizieren wollte, was ein schlechter Versuch gewesen wäre Freundlichkeit, Sie finden es einfach nicht besonders geeignet für die Rollen, die Sie beide einnehmen.
Ähnlich, wenn Studenten an die Fakultät schreiben, besteht die Erwartung, dass der Student sich dem Fakultätsmitglied auf eine Art und Weise nähert, die Rücksicht auf ihre unterschiedlichen Positionen zeigt. Der norwegische Forscher wollte herausfinden, was passieren würde, wenn einheimische Studenten in einer Sprache an Professoren in ihrer zweiten Sprache schreiben würden, was dem Mix weitere Komplikationen hinzufügte. Unter Verwendung von Interviews und vorbereitenden Fragebögen entwickelte Savić eine Reihe von Materialien, die anhand von E-Mails von Studenten, Interviews und Fragebögen mit Hilfe von Beispiel-E-Mails ermittelt wurden.
Dies sind 3 Beispiele für fünf Studenten-E-Mails, die in der norwegischen Studie verwendet wurden:
E-Mail 1:
Betreff: [Kurscode]
Hallo.
Ich wollte dir das schon vor langer Zeit per E-Mail schicken, aber mit all den Prüfungen habe ich nicht die Zeit dafür bekommen. Das ist mein Unterrichtsplan für das Projekt, das ich in der Praxis über das Unterrichten mit Musik gemacht habe. Würdest du es dir anschauen und mir ein Feedback geben?
[Name des Schülers]
E-Mail 2:
Hallo Milica,
Tut mir leid, aber die Person, die morgen meine Schicht nehmen sollte, ist jetzt krank, also kann ich es morgen nicht schaffen. Umplanen?
E-Mail 3:
Liebe Milica,
Vielen Dank für Ihre Kommentare und guten Rat!
Ich habe auch einen sehr, sehr groben Interviewführer geschrieben. Auf keinen Fall ist es definitiv; es ist nur etwas, das ich an das NSD-Formular anhängen werde. Ich würde es sehr schätzen, wenn Sie einen Blick darauf werfen könnten.
Vielen Dank für die großartige Hilfe, die Sie geben!
Beste,
[Name des Schülers]
Sie können wahrscheinlich raten, welches dieser 3 Beispiele die günstigste Antwort hatte. Tatsächlich wurde E-Mail # 1 von 71% der Teilnehmer als unhöflich eingestuft, E-Mail # 2 wurde um 50% als unhöflich eingestuft und E-Mail # 3 wurde von 86% als höflich eingestuft. Ein ähnliches Muster von Ergebnissen wurde auf der Angemessenheitsbewertungsskala beobachtet.
Diese E-Mails wurden die Grundlage für eine Reihe von Interviews, in denen Savić versuchte, die Faktoren, die zu diesen Unterscheidungen führten, auseinander zu reißen. Ein Thema, das im Zusammenhang mit “Framing Moves” oder den Eröffnungssequenzen steht. Dazu gehörten die Anrede, die Verwendung des Namens des Empfängers und die Interpunktion (Punkt gegen Komma oder Ausrufezeichen). Interessanterweise wurde das Schließen der E-Mails nicht als wichtig erachtet, was darauf hindeutet, dass wie in anderen Bereichen zwischenmenschlicher Beziehungen der erste Eindruck von Bedeutung ist. Einige Befragte meinten, dass die E-Mail # 3 vielleicht in ihrer Unterwürfigkeit über Bord gegangen wäre, jedoch mit zu viel Dank.
Bei der weiteren Betrachtung der Inhalte enthielten andere Antworten auf diese E-Mails Kommentare darüber, wie respektvoll der Schüler zur Zeit des Lehrers war (in E-Mails 1 und 2 überhaupt nicht viel), die Verwendung von Ausreden (wieder in E-Mails 1 und 2 ersichtlich) und die Gesamtniveau der Informalität (wieder mit E-Mails 1 und 2 auf der falschen Seite der Gleichung).
Savićs Analysen kommen aus der Tradition der qualitativen linguistischen Theorie, aber sie suggerieren breite Themen, die raffiniertere Untersuchungen rechtfertigen könnten. Im Idealfall würden die E-Mails die Art der Begrüßung, den Inhalt der E-Mail und das Schließen nicht stören, sondern diese als separate Variablen darstellen.
Aus diesen E-Mails geht jedoch hervor, dass die Form ebenso wichtig ist wie der Inhalt, wenn Sie eine E-Mail-Anfrage stellen, und dass es für Sie am besten ist, wenn Sie nichts von Ihrem Empfänger als selbstverständlich betrachten. Betrachten Sie dann diese 5 Regeln:
E-Mail-Kommunikation wird sich mit hoher Wahrscheinlichkeit weiterentwickeln, aber mit diesen fünf Richtlinien wird Ihre Wahrscheinlichkeit höher sein, dass Sie das gewünschte Ergebnis erzielen.
Verweise
Savić, M. (2018). Dozent-Wahrnehmungen von Im / Höflichkeit und In / Angemessenheit in Schüler-E-Mail-Anfragen: Eine norwegische Perspektive. Zeitschrift für Pragmatik, 12452-72. doi: 10.1016 / j.pragma.2017.12.005
