7 Gründe, warum Leute ihre E-Mails ständig überprüfen

Warum es so schwer ist, die E-Mails ständig abzufragen.

Quelle: Unsplash

Ich habe kürzlich einen sehr interessanten Artikel darüber gelesen, wie man weniger Zeit mit E-Mails verbringt. Der Forscher schätzt, dass dies etwa 28% der Arbeitstage von Fachleuten ausmachen kann. Eine der Empfehlungen war, E-Mails nur einmal pro Stunde zu überprüfen. Für die meisten Menschen mag dies als sinnvoller Vorschlag erscheinen, es kann jedoch überraschend schwierig sein, einen solchen Rat in die Praxis umzusetzen. Warum? Ratschläge, die an der Oberfläche einfach sind, adressieren oft nicht die psychologischen Barrieren. Wenn Sie wissen, was diese Barrieren sind, können Sie die für Sie optimalen E-Mail-Gewohnheiten ermitteln.

Lassen Sie uns auspacken, warum die Leute so häufig E-Mails abrufen und dann nach Lösungen suchen. Auf welche der folgenden Fragen können Sie sich beziehen?

• Umgang mit Stimmungen: Die Herausforderung des turbulenten Geistes
• RAIN Lass es geschehen
• Den Auswirkungen einer stressigen Welt entgegenwirken
• Was ist Selbstbewusstsein und wie bekommst du es?
• Willst du einen positiven Unterschied machen?

Sie überprüfen häufig, weil….

1. Sie fürchten, hinter der E-Mail zurückzufallen.

Ich persönlich checke E-Mails oft abends, weil ich mich nicht von E-Mails belastet fühlen möchte, wenn ich am nächsten Morgen produktiv sein möchte.

• Wie das Schmecken ein Gegenmittel gegen digitale Angst sein kann
• Sind wir über Achtsamkeit geisteslos?
• Achtsamkeit und Mitgefühl für Eltern
• Angst vor einer wichtigen Entscheidung?
• Stress

Um auf E-Mails zu antworten, sind häufig Entscheidungen erforderlich. Es ist schwer, zu viel auf einmal zu tun. Es kann schön sein, es aufzuteilen und sich nicht mehreren E-Mails zu stellen, die Entscheidungen erfordern. Obwohl die Stapelverarbeitung von E-Mails weniger störend sein kann, ist die dahinterstehende Psychologie jedoch kompliziert.

2. Ablenkende Aktivitäten sind einfacher als produktive Arbeitsaktivitäten.

Ablenkende Aktivitäten wie E-Mail sind im Allgemeinen immer noch geistig einfacher als viele andere Alternativen, z. B. mehrere Stunden ununterbrochene Stunden auf wichtige Arbeit zu konzentrieren, was viele Leute wenig Zeit damit verbringen. Menschen tendieren dazu, den einfacheren unmittelbaren Weg des Klickens, Klickens und Klickens zu wählen, selbst wenn dies bedeutet, dass wir keine Arbeit machen, die objektiv eine viel höhere Priorität hat.

3. Sie möchten gewissenhaft sein.

Es ist gewissenhafter, auf E-Mails von Personen, die Sie beeindrucken möchten (z. B. Chefs, Kollegen), in 15 Minuten zu antworten, als einige Stunden oder einen Tag in Anspruch zu nehmen. Dies ist jedoch oft eine Illusion. Wenn Sie ständig E-Mails abrufen, sind Sie wahrscheinlich ein weniger produktives Mitglied Ihres Teams, als wenn Sie es nicht wären.

Es ist nicht völlig unbegründet zu glauben, dass das schnelle Beantworten von E-Mails dazu führen kann, dass Sie gewissenhaft aussehen. Manchmal ist das wahr. Ich habe jedoch schon früher argumentiert, dass das Beantworten von E-Mails länger als durchschnittlich dauern kann, was Sie manchmal als wichtig erscheinen lässt, z. B. weil Sie zu viele andere Aufgaben für E-Mails erledigen.

Wenn Sie ein Muster für das Beantworten von E-Mails sehr schnell eingerichtet haben, kann es schwierig sein, dieses Muster aus Angst zu brechen, dass andere Menschen Ihre Verhaltensänderung als Indikator dafür ansehen, dass Sie verärgert sind oder dass etwas nicht stimmt.

4. Sie fürchten sich zu verpassen.

Manchmal lassen wir es zu, dass wir schnell auf eine Gelegenheit reagieren, weil wir erfolgreich waren. Zum Beispiel sehen Sie eine E-Mail über einen Artikel, der zum Verkauf steht, und kauft diesen Artikel sofort, aber tatsächlich war er im Handel und die ganze Woche verfügbar.

Gelegentlich verpasse ich gelegentlich gute Gelegenheiten, weil ich E-Mails nicht ständig abchecke, aber insgesamt ist es immer noch eine bessere Situation, als wenn ich mich eng mit meiner E-Mail verbunden fühle. Was ist für dich wahr?

5. Es ist nur Gewohnheit.

Es gibt ein Ausmaß, in dem das regelmäßige Abfragen von E-Mails nur eine Gewohnheit sein kann. Sie können dies reflexiv tun, wenn Sie auf den Beginn eines Meetings warten, bevor Sie eine Pause einlegen, und sobald Sie wieder an Ihrem Schreibtisch sind.

Möglicherweise hatten Sie zuvor einige vernünftige Gründe, um die E-Mails häufig zu überprüfen (z. B. wenn Sie neu in einem Job sind und das Land kennenlernen), aber die Gewohnheit besteht jetzt unabhängig von dieser Motivation.

6. Sie überprüfen E-Mails während der Ausfallzeit, um Ängste zu vermeiden.

Wenn Sie sich im Allgemeinen gestresst fühlen und zum Wiederkäuen neigen, können Momente der Ausfallzeit wie eine Einladung für die gestressten, nachdenklichen Gedanken sein, die zur Party kommen. Das Überprüfen von E-Mails kann dazu beitragen, diese Lücken zu füllen und zu verhindern, dass sich Angst und Wiederkäuen einschleichen. Dies ist jedoch keine gute Lösung.

7. Sie unterschätzen die verborgenen E-Mails.

Es dauert anscheinend rund vier Sekunden, um den Vorschau-Text einer E-Mail zu scannen, und viele von uns erhalten jeden Tag Dutzende unwichtiger E-Mails. Da dies hier und da nur ein paar Sekunden dauert, scheint es keine große Sache zu sein, aber im Laufe der Zeit summiert sich dieser Aufwand auf. Außerdem müssen wir für jede E-Mail, die wir uns ansehen, entscheiden, ob wir sie lesen oder nicht, was kognitiv belastend ist.

Da Menschen normalerweise den Weg des geringsten Widerstands beschreiten, verschieben wir die Entscheidung, ob wir Werbe-E-Mails abbestellen sollen, die wir nie oder praktisch nie gelesen haben. Menschen hassen es auch, einige Vorteile zu verlieren, von denen sie glauben, dass sie sie haben, z. B. per E-Mail zugestellte Gutscheine, die gelegentlich relevant sind. Diese Art der Verlustaversion ist ein unglaublich wichtiger Faktor, warum wir schlechte Entscheidungen treffen, und es ist ein Thema, das ich in meinem Buch The Healthy Mind Toolkit ausführlich behandele.

Lösungen

• Es ist sehr einfach, den Rat zu hören, E-Mails seltener zu checken und zu denken: “Ich sollte das tun”, aber Sie werden nie nachkommen. Aus dem Lesen dieses Artikels haben Sie hoffentlich gelernt, warum es psychologisch schwieriger sein kann, die Gewohnheit zu brechen, E-Mails häufig zu checken, als es auf den ersten Blick scheint. Sie haben vielleicht bemerkt, dass einige der Gründe, die ich skizziert habe, sich fast widersprechen. Wir prüfen zum Beispiel E-Mails, weil es einfacher ist, abgelenkt als konzentriert zu werden, und dennoch fürchten wir E-Mail, weil wir uns dadurch überfordert fühlen. Diese Subtilität und Komplexität ist oft ein Teil unserer Gewohnheiten und warum sie existieren.
• Bedenken Sie bei all den Punkten, die ich angesprochen habe, welche Methode das Prüfen von E-Mails für Sie das beste Gleichgewicht darstellt. Versuchen Sie, statt einer dramatischen Änderung die Zeit zwischen den Überprüfungen etwas zu verlängern. Erhöhen Sie es um einen Prozentsatz. Wenn Sie es beispielsweise alle 30 Minuten überprüfen, versuchen Sie es alle 40 Minuten.
• Versuchen Sie, einige Male herauszufinden, dass Sie keine E-Mails abrufen, z. Oder Sie checken Ihre E-Mails, wenn Sie aus einer Pause zurückkehren, aber nicht bevor Sie in die Pause gehen. Wählen Sie, was Ihnen helfen würde, sich entspannter zu fühlen.
• Erkennen Sie, dass generische Ratschläge von begrenztem Nutzen sind. Das Abrufen von E-Mails abends ist für mich kein Problem und funktioniert eigentlich gut. Daher muss ich nicht generische Ratschläge befolgen, wie “Keine E-Mails nach 20.00 Uhr abrufen”. Cherrypick-Ratschläge, die für Sie nützlich sind, ignorieren den Rest und finden das beste Muster, das Ihren Vorlieben entspricht.
• Eine Art automatischer Überwachung kann sehr hilfreich sein, um Ihre Achtsamkeit bei E-Mails zu erhöhen. Ich verwende beispielsweise RescueTime (kostenlose Version), um sonntags einen wöchentlichen Bericht darüber zu erhalten, wie viel Zeit ich in der vergangenen Woche für E-Mails aufgewendet habe. Ich versuche es unter 5 Stunden zu halten.
• Helfen Sie mit, den E-Mail-Zyklus außerhalb der Arbeitszeit zu durchbrechen. Wenn Sie nach Stunden an E-Mails arbeiten möchten, verzögern Sie das Versenden Ihrer Antworten bis zum nächsten Arbeitstag. Es gibt viele Tools, mit denen Sie dies auch automatisieren können.