Vier organisierende "Sins", um mit der Absicht zu beginnen

Schuldiges Gewissen über schlechte Organisationsgewohnheiten? Informatik kann dich freisprechen.

Quelle: Chansonnette / Flickr

Die Informatik wird für einen Großteil unseres modernen psychologischen Schmerzes verantwortlich gemacht. Die Besessenheit von Automatisierung hat unsere Karrieren prekärer gemacht. Der Erfolg, uns alle miteinander zu verbinden, hat auch unsere Ängste verstärkt, indem wir uns mit den besten Anbietern unserer Fähigkeiten und Dienstleistungen auf der ganzen Welt in Wettbewerb setzen. Und seine Gadgets lenken oft unsere Aufmerksamkeit von dem Fleisch und Blut anderer im Raum und zu seinen vielen Bildschirmen ab.

Auf der positiven Seite hat es uns produktiver gemacht, hat uns enger mit entfernten Freunden und der Familie verbunden und unsere Unterhaltungsoptionen erheblich erweitert.

Und die Informatik hat auch einen anderen, weniger offensichtlichen Trostpreis geliefert. Es kann uns helfen, die Menge an Schuld zu reduzieren, die wir als unorganisiert empfinden, und es kann dies auf mindestens zwei Arten tun.

Erstens haben Computerwissenschaftler entdeckt, dass einige unserer "faulsten" Organisationsgewohnheiten tatsächlich fast optimal sind. Und das bedeutet, dass wir weiterhin faul sein können, aber ohne all die Schuld!

• College, 2017 bis 2018
• Hochzeitsverrücktheit
• Das Gegenmittel gegen Grollholding
• Chemieunterricht
• Warum es Jahre dauert, bis Überlebende von Missbrauch sprechen #metoo

Und zweitens können wir an einigen der Orte, an denen wir besser organisiert sein könnten, einige ihrer super einfachen Datenspeicher- und Wiedergewinnungstricks anwenden.

Hier sind vier organisierende "Sünden", über die wir uns weniger Gedanken machen sollten, und vielleicht sogar absichtlich begehen:

1. Boxen in Ihrer Garage, Dachboden oder Keller

Quelle: Joe Crawford / Flickr

Viele von uns haben Boxen in unseren Garagen, Dachböden oder Kellern. Und wir fühlen uns schuldig. Und im Ernst, warum halten wir an dem Zeug fest? Und was ist in diesen Kisten?

• Unerwünschte Gedanken wegdenken
• Leiden Sie unter Ermüdung oder Burnout?
• Warum ist die Veränderung so schwer?
• Behandlung von Schlaflosigkeit: Cannabis, Teil drei
• 6 Möglichkeiten, ihre Orgasmic Power zu erhöhen

Die Informatik sagt uns, dass wir uns entspannen sollen. Boxen in unseren Garagen zu haben ist viel besser, als all diese Sachen in unseren Wohnräumen zu haben. Und es tut wahrscheinlich nichts weh, nur da zu sitzen.

In der Garage eine Schachtel mit verschiedenen Sachen zu halten, würden Computerwissenschaftler als "Caching" -Technik bezeichnen. Ein "Cache" ist nur ein Ort, um Dinge zu speichern. Und Caches werden verwendet, um die Datenspeicherung und -abfrage insgesamt schneller zu machen.

Je größer der Arbeitsspeicher eines Computers ist, desto länger dauert es, diesen Arbeitsspeicher zu durchsuchen, um die Dinge zu finden, die er benötigt. Aber je kleiner der Arbeitsspeicher ist, desto unwahrscheinlicher wird es sein, dass die benötigte Information im Arbeitsspeicher ist.

Es ist eine gute altmodische Abwägung. Und Computerwissenschaftler haben das Beste aus diesem Kompromiss gemacht, indem sie etwas verwendet haben, das Multi-Tiered Caching genannt wird. Sie halten Arbeitsgedächtnis ziemlich klein, so dass es blitzschnell sein kann, aber groß genug, dass die meisten der am häufigsten benötigten Informationen da sind.

Dann speichern sie die Informationen, die weniger häufig (aber immer noch oft) in einem größeren (und etwas langsameren) Cache verwendet werden.

Und Informationen, die nur selten benötigt werden, können in einem sehr großen Cache (der Festplatte) gespeichert werden. Wenn Sie etwas aus diesem sehr großen Cache benötigen, wird es eine Weile dauern (in der Computerzeit), um zu finden, was Sie brauchen, aber die Hoffnung ist, dass dies nicht sehr oft passieren wird.

Viele Computer verfügen über 5 oder 6 Caching-Ebenen, um die Speicher- und Abrufzeiten zu verbessern.

Ebenso können wir die Boxen in unserer Garage als eine Ebene der Zwischenspeicherung für unsere Sachen betrachten. Es ist für die Dinge, die wir im Laufe der nächsten ein oder zwei Jahre brauchen oder nicht brauchen. Wenn wir etwas in einer dieser Boxen brauchen, kann es eine Weile (in menschlicher Zeit) dauern, es zu finden, aber wenn wir diese Dinge nicht sehr oft brauchen, wird es insgesamt nicht so viel Ärger geben. Und das schmutzige kleine Geheimnis, das die meisten von uns wissen, ist, dass wir selten auf die Dinge in diesen Kisten in unseren Garagen zugreifen müssen.

Die Praxis, eine Box oder zwei oder zehn in der Garage zu halten, hat zwei große Vorteile.

Erstens, wenn es uns freisteht, Sachen in Kisten in unserer Garage zu verstauen, kann das die Anzahl der Dinge, die wir in unseren Wohn- und Arbeitsräumen haben, reduzieren, was bedeutet, dass es viel leichter ist, die Dinge zu managen, die am wichtigsten sind.

Zweitens macht es diese Übung leichter, Entscheidungen zu treffen, wenn wir uns aus dem Staub machen. Wenn Sie der Methode "Getting Things Done" folgen, werden Sie grundsätzlich eines von drei Dingen mit jedem Gegenstand machen: 1) Halten Sie es im Wohn- / Arbeitsraum, 2) entfernen Sie es, 3) bewahren Sie es in einem irgendwann / vielleicht oder vielleicht später. (David Allens Flussdiagramm zum Verarbeiten eines Posteingangs ist komplizierter als mein Glanz, aber es kann für viele Zwecke auf diese einfachere Version umgestaltet werden.)

Einige Organisierungsexperten sind damit nicht einverstanden. Sie sagen, du solltest die Dinge nur einmal anfassen (OTTO) und entweder etwas an ihren Platz legen oder es wegwerfen.

Aber OTTO kann aus einer Decluttering-Session eine lange quälende Entscheidung machen. Und es kann zu Reue führen, wenn wir etwas werfen und später erkennen, dass wir es brauchen.

Eine bessere Regel (wenn Sie Platz haben) ist: "Wenn Sie Zweifel haben, legen Sie es in eine Box in der Garage." Das macht De-Cluttering super einfach. Wenn es ein offensichtlicher Bergfried ist, leg ihn weg. Wenn es offensichtlich Müll ist, wirf es raus. Ansonsten, lege es in eine Kiste in der Garage.

Jetzt wirst du vielleicht einige dieser Kisten in der Garage loswerden wollen. Aber das ist auch einfach. Beginnen Sie mit dem, der am längsten (vielleicht zwei bis drei Jahre) dort war, und gehen Sie durch. Die Chancen stehen gut, dass Sie fast sofort entscheiden werden, 90 Prozent davon loszuwerden. Vielleicht ziehst du ein oder zwei sentimentale Gegenstände zurück in deinen Lebensraum. Und Sie können die Handvoll Dinge, die Sie noch nicht genau wissen, in eine der anderen Boxen in Ihrer Garage werfen.

Ist dieser Rat revolutionär? Nein, du hast es wahrscheinlich schon getan. Aber du hast es mit Schuld gemacht. Jetzt können Sie es absichtlich tun.

2. Stapel von Papieren auf Ihrem Schreibtisch (oder unsortierte Papiere in einer Bankschachtel).

Quelle: Jeffry Beall / Flickr

Früher habe ich Dokumente wie Kontoauszüge, Artikel, Eigentümerhandbücher und Steuerformulare in einem Postausgang gesammelt und beabsichtige, sie vielleicht wöchentlich abzulegen. Was schließlich passierte, war, dass ich sie in eine Bankschachtel legte, die ich vielleicht einmal pro Jahr verarbeitete. Und ich fühlte mich immer schuldig wegen dieser unsortierten Schachtel mit Dokumenten und Handbüchern, die in der Ecke meines Heimbüros standen.

Heute mache ich fast dasselbe, aber jetzt fühle ich keine Schuld mehr, weil ich es jetzt rechtfertigen kann. Computer Science sagt mir, dass dieses Verhalten eigentlich fast optimal ist.

Warum ist es fast optimal? Du hast es erraten. Es ist eine Form des Caching. Mehr noch, es geht auch darum, wie es sich spontan organisiert.

"Es ist nicht organisiert, es ist nur ein Haufen", sagst du. Nun, ein Haufen ist organisiert. Und es ist nach einem bemerkenswert effizienten Prinzip organisiert, das Brian Christian und Tom Griffith (und viele andere Computerwissenschaftler) "Least Recently Used" (LRU) nennen (was bedeutet, dass die zuletzt verwendeten Dinge auf den Boden sinken).

Es passiert nicht sehr oft, aber manchmal brauche ich einige Dinge in der Box. Und ich habe das Gleiche entdeckt, was Informatiker vor langer Zeit entdeckt haben. Ich weiß nicht, ob hier eine tiefe universelle Wahrheit am Werk ist oder ob es nur eine zufällige Eigenschaft der menschlichen Natur ist, aber das Folgende scheint in vielen Fällen wahr zu sein. Wenn wir nichts anderes wissen als die Tatsache, dass wir einen LRU-Stack haben und dass wir etwas von diesem Stack brauchen, ist der wahrscheinlichste Ort, an dem man das Ding finden kann, ganz oben. Der nächstwahrscheinliche Ort, um es zu finden, ist der zweite von oben. Und so weiter.

Und das bedeutet, Dinge nach dem Gebrauch auf die Oberseite zu werfen, ist im Allgemeinen eine bemerkenswert effiziente Art, Dinge zu lagern. Wenn Sie einen Stapel durchsuchen, suchen Sie immer nur eine Sache auf dem Stapel. Und es ist einfach so, dass die Dinge, die wir brauchen, viel eher auf der Spitze des Stapels liegen als auf der Unterseite. Die Suchzeiten werden daher im Allgemeinen ziemlich niedrig gehalten.

Nun, wenn Sie ein ganzes Jahr zwischen Einreichung gehen, wie ich es tue (ich benutze die Steuersaison als Auslöser), werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass Sie nicht so viel Zeit damit verbracht haben, während des Jahres nach Dingen in der Box zu suchen Fast keine Zeit, es zu speichern. In der Tat, wenn Sie wie ich sind, haben Sie viel weniger Zeit damit verbracht, Ihre Papierdokumente zu verwalten, als Sie es getan hätten, wenn Sie Dinge auf religiöser Ebene täglich oder wöchentlich eingereicht hätten.

Und hier ist ein weiterer Trick. Wenn ich meine Box bearbeite, drehe ich den Stapel um. Ich finde, dass es einfacher ist, Entscheidungen darüber zu treffen, was mit den Dingen zu tun ist, die ich seit einem Jahr nicht mehr angefasst habe, als mit den Dingen, die ich in letzter Zeit bearbeitet habe. In der Tat wird ein Großteil der am längsten nicht verwendeten Dokumente einfach in den Papierkorb geworfen. Wenn ich den Stapel auf den Kopf stelle, kann ich gut zwei Drittel davon in 10 oder 20 Minuten verarbeiten. Und wenn ich mich faul fühle, kann ich einfach das letzte Drittel umdrehen und es wieder in die Kiste legen, um neue Sachen darauf zu legen. Ich kann diese Dokumente im nächsten Jahr immer bearbeiten.

Natürlich könnte Ihre Laufleistung variieren. Ich muss nicht wiederholt auf viele Dokumente zugreifen. Wenn Sie dies tun, möchten Sie vielleicht ein wenig häufiger einreichen.

3. "Unorganisierte" Kleidung in Ihrem Schrank (oder Bücher auf Ihrem Bücherregal)

Quelle: Quinnheislander / Pixabay

Einige Organisationsexperten, wie Martha Stewart, raten uns, "Like with Like" in unseren Schränken zu verstauen. Setzen Sie Ihre Button-Up-Shirts mit Ihren Button-Up-Shirts. Setzen Sie Ihre T-Shirts mit Ihren T-Shirts. Ziehe deine Röcke mit deinen Röcken, deine Hosen mit deiner Hose und deine Jeans mit deiner Jeans an.

Zwangsläufig, ein paar Wochen nach der Organisation unserer Klamotten, verfällt das "Like with Like" -System, bis wir eine seltsame Hybride zwischen organisiert und zufällig haben. Das Gleiche passiert mit unseren Büchern in unseren Bücherregalen. Und wenn der Schrank nicht so organisiert ist, wie wir denken, kann er uns verrückt machen.

Es stellt sich heraus, dass wir die Lektion aus dem letzten Abschnitt verwenden können, um das Organisieren viel einfacher zu machen. Christian und Griffiths erzählen uns, dass wir, anstatt sich mit Gleichem zu gruppieren, einen Stapel benutzen können, um unsere Kleidung und Bücher zu organisieren. Außer diesem Mal werden wir anstelle eines vertikalen Stapels einen horizontalen Stapel verwenden.

Sobald wir unsere saubere Wäsche auf Kleiderbügeln haben, werden wir, anstatt unsere Knopfhemden mit unseren Knopfhemden zu überziehen, alle frisch gereinigten Kleidungsstücke an einem Ende unseres Schrankes (vorne oder links, vielleicht). Und mit der Zeit werden sich die Kleider, die wir am häufigsten tragen, auf magische Weise auf das linke oder vordere Ende des Schranks konzentrieren, und die Kleidung, die wir nie tragen, wird sich magisch nach rechts oder nach hinten bewegen.

Wenn wir dann jedes Jahr ein paar Kleider spenden wollen, wissen wir genau, wo wir hingehen müssen, um die Kleidung zu holen, die wir spenden möchten – die rechte Hälfte oder die hintere Hälfte des Regals.

Wenn Ihre Kleidung stark saisonabhängig ist, möchten Sie vielleicht mit einem anderen Schema spielen. Aber für diejenigen, die dazu neigen, ähnliche Kleidung Monat für Monat zu tragen, ist dieses super einfache Schema schwer zu schlagen.

Wenn es dein Ziel ist, weniger Zeit damit zu verbringen, Kleidung aufzubewahren und zurückzubekommen (im Gegensatz zu Freunden "ooh" und "ahh" zu sagen, wie gut dein Kleiderschrank aussieht), dann versuche LRU.

Ich überlasse es dem Leser als Übung, herauszufinden, wie man das gleiche Prinzip benutzt, um Bücher auf einem Bücherregal zu organisieren.

4. "Unorganisierte" E-Mail.

Quelle: BrennanNovak / Wikimedia Commons

Bevor Google Google Mail startete, haben die meisten von uns eine sehr umständliche Aufgabe übernommen, die wir größtenteils nicht erfüllten – unsere E-Mails in Ordner zu organisieren. Wenn Sie immer noch versuchen, Ihre E-Mails in Ordner zu sortieren, lassen Sie mich versuchen, Sie davon zu überzeugen.

Gmail ermutigt uns, alle E-Mails, die wir behalten möchten, in eine große Archivdatei und nicht in einen Satz partitionierter Ordner zu verschieben. Mit anderen Worten, Google ermutigt uns, unser E-Mail-Archiv als eine große Box in der Garage zu behandeln. Es ist nur eine große, vielleicht spätere Datei, aber mit dem Vorteil, dass wir einen Computer verwenden können, um nach den Dingen in der Box zu suchen.

Das einzige Problem mit diesem Schema scheint zu sein, dass, wenn unsere E-Mail keine Wörter enthält, die leicht zu merken sind, wir sie möglicherweise nicht finden können. Die Lösung von Google besteht darin, es uns zu ermöglichen, unser Dokument mit einem denkwürdigen Hook zu "taggen". In gewissem Sinne sind Tags ähnlich wie Ordner, aber sie unterscheiden sich in mindestens zwei wichtigen Punkten. Zuerst müssen wir nichts markieren, um es später zu finden. Zweitens können wir mehrere Tags für ein einzelnes Dokument verwenden.

Ein anderes schuldbewusstes Ziel, das viele Menschen haben, besteht darin, zu "Inbox Null" zu kommen.

Es gibt einige Vorteile, wenn Sie den Posteingang auf Null setzen – das nervende Gefühl, dass in unserem Posteingang eine E-Mail enthalten sein könnte, die wir noch beantworten müssen, wird beseitigt. Aber darüber hinaus ist es nicht so entscheidend, wie manche Leute uns denken lassen wollen. Unsere Eingangsboxen sind bereits nach Erhalt gut organisiert.

Und wenn wir unsere Postfächer regelmäßig verkleinern wollen, lohnt es sich wiederum, den Stapel auf den Kopf zu stellen, so wie wir es bei der Bank mit Dokumenten getan haben. In diesem Fall bedeutet das, dass wir von unten in unserem Posteingang beginnen und aufwärts arbeiten.

Wenn wir von unten beginnen, werden wir wahrscheinlich die meisten E-Mails ganz einfach ohne schmerzhafte Entscheidungen löschen oder archivieren können. (Denken Sie an all diese Erinnerungs-E-Mails, deren Deadlines längst vergangen sind.) Wir löschen und archivieren, löschen und archivieren nur und ziehen diese seltsame E-Mail heraus, über die wir noch etwas tun müssen, und wir sind zu zwei Dritteln Weg den Posteingang in kürzester Zeit. Dann liegt es an uns, ob wir in den Posteingang Null kommen wollen oder ob wir die 20 bis 30 letzten E-Mails im Posteingang belassen wollen. (Inzwischen können Sie wahrscheinlich raten, was ich tue.)

Fazit

Es stellt sich also heraus, dass es sich hier und da lohnt, unsere Organisationsstandards etwas zu lockern. Und es scheint, dass unsere energiesparenden Eidechsengehirne mehr wissen als unsere kultursensiblen neolithischen Gehirne. Wir machen uns immer wieder belastende organisatorische Erwartungen und fühlen uns schuldig, diese Erwartungen nicht erfüllt zu haben. Aber unsere faulen Echsengehirne wissen es besser. Und die Informatik kann es beweisen.