Nichts bringt Glück schneller als ein langes, unproduktives Treffen. Du bist gelangweilt; Du bekommst nichts zu tun; E-Mails häufen sich, während Sie sitzen, gefangen. Denken Sie nur: Wenn Sie jede Woche nur eine Stunde Meetingzeit einplanen, haben Sie am Ende des Jahres eine zusätzliche Woche für Arbeit – oder Spaß.
Auf der anderen Seite stimme ich nicht mit Leuten überein, die argumentieren, dass wir keine Treffen haben sollten. Ein produktives Meeting kann enorm wertvoll sein, eine große Zeitersparnis und sogar berauschend.
Hier sind einige Strategien, die ich versuche zu implementieren:
1. Sehr offensichtlich: Pünktlich beginnen und am Ende enden . Sobald die Leute sehen, dass die Meetings zu spät beginnen, baut sich die schlechte Angewohnheit auf, weil die Leute sehen, dass es keinen Sinn hat, sofort aufzutauchen. Hier ist eine Lösung: Ein Freund arbeitete in einer Anwaltskanzlei, die Partner $ 100 Strafe verhängte, wenn sie zu spät zu einer Besprechung kamen, die sich als sehr effektiv herausstellte. Wenn das Treffen lange dauern muss, sagen Sie: "Wir sind nicht mit den sieben Punkten fertig, also kann jeder fünfzehn zusätzliche Minuten zum Abschluss bleiben?" Auf diese Weise wissen die Leute, dass das Ende in Sicht ist.
2. Zur gleichen Zeit, erinnere dich daran, dass es hilfreich ist, ein wenig Zeit im Chat zu verbringen . Lange Zeit glaubte ich nicht, dass dies wahr ist, und ich versuchte, hypereffizient zu sein, aber jetzt merke ich, dass es wichtig und produktiv ist, dass Menschen eine Chance haben, sich auf einer persönlichen Ebene zu beziehen. Menschen müssen Freundschaften knüpfen, sie brauchen eine Chance, ihre Persönlichkeit zu zeigen, sie müssen eine Beziehung aufbauen. Meetings sind sehr wichtig für diesen Prozess.
3. Wenn einige Leute zögern, hineinzuspringen, oder aufhören zu reden, wenn sie unterbrochen werden, finden Sie einen Weg, sie herauszuziehen . Die Fähigkeit, den Boden zu ergreifen, korreliert nicht unbedingt mit der Fähigkeit, einen Beitrag zu leisten.
4. Mein Vater gab mir einmal einen brillanten Ratschlag: " Wenn du bereit bist, die Schuld zu tragen, werden dir die Leute die Verantwortung geben ." Versammlungen beinhalten oft Schuldzuweisungen und Schuldzuweisungen, und obwohl es nicht angenehm ist, sie zu akzeptieren Schuld, es ist ein notwendiger Aspekt, um Verantwortung zu bekommen (wenn natürlich verdient). Das Zeugnis meines Vaters war eines meiner besten Erfahrungen, die ich je gemacht habe, als ich – zu Recht – für etwas verantwortlich gemacht wurde, das von einem Team von Leuten gemacht wurde, die mit mir arbeiteten. Dadurch wurde die Glaubwürdigkeit meiner Organisation auf allen Seiten dramatisch erhöht.
5. Teilen Sie den Kredit . Zusammen mit der Schuld ist ein Treffen auch ein großartiger Ort, um Menschen Anerkennung zu geben. Seien Sie schnell dabei, auf gute Arbeit hinzuweisen oder applaudieren Sie für einen Kollegen. Menschen verhalten sich oft so, als ob Kredit ein Nullsummengut ist, und wenn sie Kredit teilen, werden sie selbst weniger. Nach dem, was ich gesehen habe, verringert das Teilen von Credits nicht nur nicht die Anzahl der goldenen Sterne, die man bekommt, sondern erhöht sie auch – weil die Leute so die Fähigkeit bewundern, Kredit zu geben. (Gold-Star-Junkie, der ich bin, ich achte genau auf diesen Bereich.)
6. Menschen dumm zu machen, ist nicht produktiv, und es ist nicht nett . Ein Freund hat einen guten Vorschlag: "Sei fröhlich, unpersönlich entscheidend."
7. Haben Sie eine Agenda und bleiben Sie dabei . Wenn möglich, zirkuliere die Agenda im Voraus, zusammen mit allem, was zur Vorbereitung auf das Treffen gelesen werden muss. Stellen Sie sicher, dass die Leute wissen, ob sie etwas bringen sollen. Auf der gleichen Linie…
8. Geh nie zu einem Meeting, wenn du nicht weißt, warum du da sein sollst ! Dies scheint offensichtlich, aber es ist eine Situation, die überraschend häufig auftritt. Ich habe diesen Fehler kürzlich gemacht.
9. Regelmäßige Treffen sollten so kurz wie möglich und sehr strukturiert gehalten werden . Bestimme Regeln für die Absage des Treffens, wenn dies angemessen ist – wenn das und das nicht geschieht, wenn nur eine bestimmte Anzahl von Leuten teilnehmen kann usw.
10. Sag nicht Dinge, die andere Menschen untergraben oder antagonisieren . Erraten Sie, was? Es stellt sich heraus, dass sie dies tatsächlich bemerken, und sie schätzen es nicht. Wenn Sie sich fragen, ob Sie ein Täter sind, überprüfen Sie sich selbst gegen diese Liste.
11. Wenn ein Meeting lang ist, brechen Sie die Planung ab, wenn Personen ihre E-Mails und Telefone überprüfen können . Ansonsten werden sie sehr abgelenkt, weil sie fühlen, dass sie zu lange nicht Kontakt hatten (für einige Leute dauert das etwa zehn Minuten), und sie fangen an, unter dem Tisch zu mailen. Als ob niemand es bemerken würde. Was sie tun.
12. Meetings sollten eng fokussiert bleiben . Wenn Menschen die Möglichkeit haben, Nebenfragen, theoretische Probleme oder philosophische Fragen zu diskutieren, die für den Zweck des Treffens nicht relevant sind, sollten sie sich getrennt treffen.
13. Hier ist eine radikale Lösung: keine Stühle . In Bob Suttons hervorragendem Buch The No A ****** Rule (auf diese Weise nicht aus Prüderie, sondern zur Vermeidung von Spamblockern) weist er auf eine Studie hin, die zeigte, dass Menschen in Meetings 34% weniger Zeit benötigten eine Entscheidung treffen, die genauso gut war wie die Entscheidungen von Gruppen, die sich hinsetzten.
14. Vielleicht am wichtigsten: Sei sehr spezifisch zu den "Aktionspunkten" (um den Begriff " Business School " zu verwenden). Wer stimmt zu, was wann zu tun? Stellen Sie sicher, dass jemand den Überblick behält, was als Konsequenz des Treffens passieren soll, und am Ende des Treffens, überprüfen Sie diese Punkte, damit es für alle klar ist. Ich verlasse jetzt kein Meeting ohne meine eigene Liste dessen, was ich erledigen muss, für wen und wann.
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