Besprechungstermine in Arbeitsgruppen: Auswirkungen auf den Arbeitsplatz

Erfüllt Ihr Team seine Fristen? Was hilft einer Gruppe zum Erfolg?

Sind Sie Teil eines Projektteams oder einer Gruppe bei der Arbeit oder in der Schule? Wenn ja, haben Sie unter den Mitgliedern Ihrer Gruppe unterschiedliche Taktungsstile, einige sind heiß und früh, andere warten bis zur letzten Minute? Teilen Ihre Teammitglieder eine gemeinsame Wahrnehmung der Aufgabe und der Frist? Machst du jemals Erinnerungen über den Projektfortschritt in Bezug auf die Zeit? Eine kürzlich durchgeführte Studie untersuchte alle diese Faktoren in einer Studie darüber, wie Arbeitsgruppen Fristen eingehalten haben.

Es gibt sehr wenig Forschung über Prokrastination oder zeitnahe Aufgabenerledigung in Gruppen, aber viele Leute sind an den Auswirkungen eines Procrastinators in einer Gruppe interessiert. In einer aktuellen Studie, die von Josette Gevers, Christel Rutte und Wendelien van Eerde (Technische Universität Eindhoven, Niederlande) veröffentlicht wurde, wird das Problem der verschiedenen Stile der zeitlichen Aufgabenstellung angesprochen. Obwohl sie nicht speziell auf Verschleppung eingehen, zeigen ihre Maßnahmen und Daten sehr viel darüber, was mit Gruppen passiert, die Personen einschließen, die es vorziehen, in letzter Minute zu arbeiten.

Grob gesagt, wurde der Begriff "der Zauderer" durch einen bestimmten Taktungsstil definiert. Von den fünf Stimulationsstilen, die in ihrer Studie verwendet wurden, spricht die eine, die als "ich mache die meiste Arbeit in relativ kurzer Zeit vor der Deadline" sicherlich das Problem der Verschleppung an. Natürlich werden hier nicht alle Aspekte der Definition von Verschleppung behandelt. Zum Beispiel gibt es keinen Sinn für eine unnötige Verzögerung oder eine, die notwendigerweise die Leistung unterminiert, aber die meisten von uns könnten diese Last-Minute-Bemühungen vor Ablauf der Frist als Procrastinator in der Gruppe charakterisieren. Dies steht im Gegensatz zu einem Schrittmacher-Stil, der beschrieben wird als "Ich beginne sofort und beende die Arbeit lange vor dem Abgabetermin." Sicherlich kennen wir alle Leute, die diese Schrittmacher-Stile und die verschiedenen Typen zwischen diesen Extremen charakterisieren. Wir arbeiten täglich mit ihnen zusammen, und jeder von uns passt irgendwo in dieses Kontinuum für ein bestimmtes Projekt (und unsere Position kann sich in diesem Kontinuum während unserer Karriere oder abhängig vom Projekt ändern).

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Entscheidend ist, dass Teamarbeit Menschen mit unterschiedlichem Verständnis der zeitlichen Aspekte von Aufgaben zusammenbringt (z. B. Verständnis für die Wichtigkeit des Erreichens von Fristen, Aufgaben und / oder Teilaufgaben sowie das richtige Timing und Tempo der Aufgaben). und dies kann Probleme bei der Aufgabenausführung verursachen. Gevers und ihre Kollegen beziehen sich auf das Verständnis der zeitlichen Aspekte der Aufgabe als "geteilte zeitliche Kognitionen" und argumentieren, dass es zwei Vorbedingungen für dieses gemeinsame Verständnis gibt: 1) Ähnlichkeit der Stimulationsstile oder Präferenzen und 2) die Verwendung von zeitliche Erinnerungen.

Taktungsstil
Der Stimulationstil repräsentiert die Präferenz einer Person für die Zuweisung von Zeit in der Aufgabenausführung in Bezug auf eine Frist. Wie ich oben angemerkt habe, kann dies in einem Kontinuum von einem frühen Aktionsstimulations-Stil ("fang früh und mach es fertig") zu einem Stil, den wir als Procrastinator typisieren könnten ("Arbeiten unter dem Druck näher am Termin") betrachtet werden. .

Zeitliche Erinnerungen
Temporale Erinnerungen sind Taktiken, die verwendet werden, um die Gruppenleistung in Bezug auf den Fortschritt und die bevorstehende Frist zu überwachen . Zum Beispiel können Gruppenmitglieder zeitbezogene Probleme diskutieren, sich gegenseitig an Fristen erinnern und die Gruppenmitglieder dazu anhalten, bei der Fertigstellung der Unteraufgabe wie geplant zu bleiben, um eine rechtzeitige Fertigstellung sicherzustellen. Die Forschung hat gezeigt, dass das Sprechen über Zeit in Arbeitsgruppen die Festlegung von zeitlichen Normen erleichtert und diese Diskussion die Konzentration auf die Aufgabenaktivität fördert.

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Zusammenfassend kann die Ähnlichkeit von Stimulationsart und zeitlichen Erinnerungen dazu beitragen, gemeinsame zeitliche Kognitionen zu fördern, die das Funktionieren der Gruppe und den rechtzeitigen Abschluss von Gruppenaufgaben verbessern sollen. Genau dies haben Gevers und ihre Kollegen in ihrer Studie angenommen.

Ihre Forschung
Gevers und Kollegen studierten 38 Studentengruppen mit daraus resultierenden nutzbaren Daten aus 31 Gruppen. Sie sammelten Daten für zwei Aufgaben in Längsrichtung über 8 Wochen, einschließlich Informationen über die Stimulationsstile der einzelnen Gruppenmitglieder, gemeinsame zeitliche Kognitionen und die Verwendung von zeitlichen Erinnerungen. Ich habe oben die Kontinuums- oder Schrittmacherstile beschrieben, daher gebe ich Ihnen nur eine kurze Vorstellung von ihren anderen Maßen.

Für die gemeinsamen zeitlichen Wahrnehmungen baten sie die Teilnehmer, ihre Zustimmung zu folgenden Punkten zu geben: "In meiner Gruppe haben wir die gleichen Meinungen über die Einhaltung von Fristen" und "In meiner Gruppe sind wir uns einig, wie die verfügbare Zeit verteilt werden soll" Zeitliche Erinnerungen, sie baten die Teilnehmer, ihre Zustimmung zu drei Punkten zu geben: 1) In meiner Gruppe haben wir einander aufgefordert, Teilaufgaben rechtzeitig zu erledigen, 2) In meiner Gruppe haben wir uns gegenseitig wichtige zeitliche Meilensteine ​​erinnert, und 3) In meiner Gruppe haben wir uns gegenseitig aufgefordert, Vereinbarungen einzuhalten.

Schließlich wurde die Einhaltung der Frist mit einem Punkt bewertet. Die Teilnehmer gaben an, wenn sie die Gruppenaufgabe auf einer 3-Punkte-Skala abgeschlossen hatten: 1 = zu spät , 2 = gerade rechtzeitig und 3 = ausreichend Zeit .

Was sie gefunden haben
Ihre faszinierendste und wichtigste Erkenntnis war, wie sich die Auswirkungen von geteilten zeitlichen Kognitionen in Bezug auf den Schrittmacher-Stil der Gruppe veränderten. Für diejenigen von Ihnen, die statistisch orientiert sind, fanden sie einen Interaktionseffekt. In ihren eigenen Worten, das ist was sie gefunden haben,

". . . Die Wirkung von geteilten zeitlichen Kognitionen auf die Einhaltung der Frist wird in der Tat durch den mittleren Schrittmacher-Stil moderiert. . . Zeitliche Kognitionen zu teilen war vorteilhaft, um eine Frist einzuhalten, wenn die Gruppenmitglieder im Durchschnitt einen frühzeitigen Taktungsstil hatten, während es sich nachteilig auf die Deadline auswirkte, wenn Gruppenmitglieder im Durchschnitt einen Termin-Taktungsstil hatten. "(S. 64, Betonung hinzugefügt).

Sie fanden auch heraus, dass zeitliche Erinnerungen, die für die erste Zuweisung verwendet wurden, gemeinsame temporäre Kognitionen für die zweite Zuweisung erhöhten.

Was das für uns bedeutet, wenn wir in Teams arbeiten oder Teams leiten
Es gibt keine große Überraschung mit ihrem Hauptergebnis. "Wir kommen zu dem Schluss, dass homogene Arbeitsgruppen, die sich aus Personen zusammensetzen, die dazu neigen, einen frühzeitigen Taktungsstil bei der Ausführung von Aufgaben zu verwenden, am ehesten Fristen einhalten. . . "(S. 67). Mit anderen Worten, Teams, die sich aus Personen zusammensetzen, die Aufgaben früh beginnen, um früh zu beenden, sind besser dran.

Sie fügen jedoch diese wichtige Anmerkung hinzu, ". . . Auf lange Sicht können alle Gruppen gemeinsame zeitliche Kognitionen erwerben, wenn sie zeitliche Erinnerungen verwenden. "(S. 67).

Das heisst:

1. Es kann nützlich sein, individuelle Stimulationsstile zu berücksichtigen, wenn Sie Personen in Gruppen einteilen . Es kann einen positiven Unterschied machen, wenn Sie nur ein Mitglied haben, das einen frühen Action-Pacing-Stil hat.

2. Die Verwendung von zeitlichen Erinnerungen kann dazu beitragen , gemeinsame zeitliche Kognitionen in einer Gruppe zu fördern.

3. Wenn Gruppenmitglieder vorübergehende Erinnerungen nicht spontan verwenden, möchten Manager möglicherweise eingreifen , um diese bereitzustellen oder einen Fokus auf den zeitlichen Prozess zu erleichtern.

Schließlich ist es wichtig zu betonen, dass "alle Gruppen sich darüber im Klaren sein sollten, dass das Teilen unangemessener temporaler Kognitionen [z. B. Stichtagsstrategien] ihre Fähigkeit beeinträchtigen kann, Fristen einzuhalten" (S. 67).

Meine abschließenden Gedanken. . .
Wie es für den Einzelnen ist, "Stichtagsschrittszenarien", auch bekannt als der Procrastinator Lebensstil ist nachteilig für die rechtzeitige Erledigung von Aufgaben und kann Gruppenbemühungen untergraben. Angesichts der Tatsache, dass Gevers und Kollegen frühere Untersuchungen anführen, dass 56% der befragten Manager angegeben haben, dass die Fristen häufig überschritten oder verfehlt werden, sind dies kostspielige, verschwenderische Kosten für das Unternehmen.

Ist das Zaudern oder der Taktungsstil, der mit einem "tu es in letzter Minute" verbunden ist, nur ein Problem von Nachteilen und Unannehmlichkeiten? Ganz und gar nicht. Es kostet uns alle Milliarden von verschwendeten Zeit und Mühe. Aufschub ist etwas, das das gesamte Team betrifft, und Manager müssen mehr Wert darauf legen, zu verstehen, warum ihre Mitarbeiter es tun, und ihnen helfen, unnötige und irrationale Verzögerungen zu vermeiden.

Verweise
Gevers, JMP, Rutte, CG, und van Eerde, W. (2006). Fristen einhalten in Arbeitsgruppen: Implizite und explizite Mechanismen. Angewandte Psychologie: Eine internationale Rezension, 55, 52-72.