Die Psychologie der Treffen

Meetings dauern oft Minuten und verschwenden Stunden . In der Regel können drei Viertel oder mehr eines Führungstages mit Sitzungen besetzt werden. Trotz des tiefen Zynismus über ihre Produktivität und Nützlichkeit bleiben sie der Hauptteil des Senior-Management-Tages. Mancher Anrufer wurde mit dem einfachen Satz "Er ist in einem Meeting" abgespeist.

Meetings haben wenig oder gar nichts mit der Qualität der Entscheidungsfindung oder der Kommunikation von Informationen zu tun. Ihre zwei Hauptfunktionen sind einfach zuerst, Verteilung der Verantwortung und zweitens, Entscheidung Akzeptanz . Sie sind da, um sicherzustellen, dass alle Anwesenden die gleiche Schuld und Verantwortung für die Entscheidung übernehmen (insbesondere wenn es schief geht).

Frustration mit der Zeit-und-Aufwand-Verschwendung von Treffen hat verschiedene Organisationen dazu gebracht, zu versuchen, bestimmte Strategien zu implementieren, um sie zu verbessern. Einige folgen einer Struktur . Daher beginnen alle Treffen mit Erwartungen und enden mit Vorteilen und Sorgen .

Einige versuchen mit Effizienz zu schockieren, indem sie einen ROI für alle Meetings berechnen, indem sie die tatsächlichen Kosten ( in Geld) des Meetings berechnen. Dabei werden die Gehälter der anwesenden Personen pro Stunde berechnet und addiert. Wie berechnet man Investitionen? Es ist überraschend einfach. Im Durchschnitt arbeiten Menschen rund 100.000 Minuten pro Jahr. Dies wird in einem Jahr mit ± 8 Stunden, 220 Arbeitstagen berechnet. Also, wenn eine Person $ 50.000 pro Jahr bezahlt, kostet sie 50c pro Minute.

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Eine aktuelle Modeerscheinung besteht darin , Meetings zuvor farblich zu kennzeichnen, um die Art und Menge akzeptabler und inakzeptabler verbaler und nonverbaler Verhaltensweisen bei der Besprechung anzugeben. Einige folgen gerne den schwarzen bis roten Alarmkategorien, die von Polizei und Sicherheitsdiensten verwendet werden. Andere mögen ein einfaches Ampelsystem. Aber das Problem mit diesen beiden Arrangements ist, dass sie konzeptionelle Assoziationen mit sich bringen. So funktioniert ein einfacher Eins-zu-fünf mit verschiedenen Farben am besten.

Es beginnt mit einem Kriterium wie dem Grad des Beitrags oder der Höhe der Unterstützung. Die Farbe oder Nummer, die für das Meeting ausgewählt wurde, zeigt das gewünschte Verhalten an. So kann eine hohe Zahl die Erwartung anzeigen, dass jeder regelmäßig "einsteigen" wird. Eine niedrige Zahl bedeutet, dass es beim Treffen mehr um den Empfang von Informationen geht.

Dieses System wird normalerweise für drei Arten von Problemen verwendet. Die erste betrifft Prozess nicht Inhalt. Das heißt, wie sich die Teilnehmer gegenseitig behandeln. Beim Brainstorming gibt es sehr klare Regeln über die Kritik an den Ideen anderer; über die Wertschätzung der Quantität gegenüber der Qualität; über akzeptables Huckepack auf die Ideen anderer. Gleiches gilt hier.

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Bei einigen Prozessvorschriften geht es um Höflichkeit. Bei anderen handelt es sich um einfache Dinge wie die Frage, wie lange man sprechen kann oder wie man überhaupt das Wort ergreifen kann. Ein grünes Treffen kann also anzeigen, dass eine kurze, scharfe Interjektion erforderlich ist. Ein blaues Treffen kann anzeigen, dass es akzeptabel ist, eine Idee zu entwickeln.

Manche Treffen schreiben vielleicht vor, dass andere Humor verbieten – immer ein gefährliches Thema. Witze können aufhellen, können aber auch beleidigen. Sie können unangemessene Leichtigkeit einführen, wenn Ernsthaftigkeit erforderlich ist. Eine nützliche Regel ist Kritik. Ein blaues Treffen kann keine Kritik anzeigen; grüne Kritik an bestimmten Merkmalen; gelb, dass keine Kritik zulässig ist, es sei denn, eine durchführbare Alternative ist offensichtlich; und rot kann alles gesagt werden.

Aber noch wichtiger ist, dass das System auf Inhalte angewendet werden kann. So kann es in der Regel darum gehen, Regeln zu brechen – wirklich über den Tellerrand hinaus zu denken; über radikale Reformation, nicht nur Anpassung. Die farblich markierten Regeln könnten bestimmte Dinge außerhalb der Grenzen halten. Einer der Vorteile des Systems besteht darin, dass es im Voraus Erwartungen setzt. Es ist ein bisschen wie eine Kleiderordnung – schwarze Krawatte, smart casual, dress-down. Die Regel sagt viel darüber aus, wie das Treffen erwartet wird und daher auch sein Ergebnis.

Die nonverbalen Verhaltensweisen bei Meetings sind besonders wichtig. Dies ist oft eine Funktion der physischen Merkmale des Besprechungsraums und des Raums. Ist es im Stehen oder Sitzen gemacht? Ist dort ein Tisch; Kann sich jeder sehen? Wie sind die Reihen der anwesenden Personen? Welche Themen werden diskutiert? Was sind die versteckten Agenden? Die Verhaltensweisen sind am interessantesten, wenn sie sich ändern, und die Indices der Angst sind ebenfalls aufmerksamkeitsstark.

Da ist zunächst der Blickkontakt: wer schaut am häufigsten und am häufigsten vorbei und wann vermeiden Partys Augenkontakt? Dies ist normalerweise ein Index für Unbehagen.

Zweitens gibt es eine Haltung, die zeigt, wie angespannt oder entspannt Menschen sind.

Drittens, Meetings können eine Menge Verdrängungszappeleien wie Fußklopfen, Haarziehen usw. zeigen, wenn Menschen gelangweilt sind, frustriert sind oder (erfolglos) versuchen, entspannt und konzentriert auszusehen.

Achten Sie auch auf eine Verschiebung Gähnen. Es ist bekannt, dass Menschen mit einer langwierigen Aufgabe konfrontiert sind, oft gähnen oder sich plötzlich extrem müde oder schläfrig fühlen. Desmond Morris, der Evolutionspsychologe, berichtete von einem seltsamen Fall von Soldaten, die unmittelbar nach dem Angriff auf einen schweren Schlafdrang zu leiden hatten. Er erklärt, dass dieses Verhalten kein Produkt der körperlichen Ermüdung sei, sondern eine Verdrängungsreaktion auf eine bedrohliche Situation.

Die Ausrichtung kann sich bei Besprechungen ändern, wenn die Leute ihren Stuhl zurückschieben oder ihn drehen, um jemandem gegenüberzutreten, während sie anderen den Rücken kehren. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Sitzplatz strategisch gewählt haben, wenn Sie versuchen, Ihre Agenda in einem Meeting umzusetzen. Wir wissen, dass das Sitzen gegenüber der anderen Partei Wettbewerb und Antagonismus impliziert. Die Kooperation kann umgekehrt durch physische Nähe und nebeneinander liegende Sitzgelegenheiten vermittelt werden. Die Person, die in einer Besprechung überzeugt werden soll, stimmt eher zu, wenn sie physisch von den Mitgliedern des anderen "Lagers" umgeben ist. Sicher, während Sie Ihren Fall buchstäblich durchdrücken, sollten Sie sich des Verhaltens der anderen Partei bewusst sein. Wenn sie mit der Einstellung unbehaglich werden, würden sie versuchen, sich davon zu entfernen.

Die Verwendung von Gesten kann besonders aussagekräftig sein, wenn Sprecher sich wiederholende, unangemessene oder ungeschickte Gesten verwenden, um Anzeichen von Übereinstimmung anzuzeigen. Einige Signale können auch miteinander in Konflikt stehen. Zum Beispiel, Lächeln, ein allgemeines Zeichen von Freude und Übereinstimmung, das von der Abneigung des Kopfes und Wegdrücken des, sagen wir, Berichtes begleitet wird, stimmt nicht überein. Wir wissen, dass Personen, die zustimmen, eine Gruppe bestimmter Gesten anzeigen, um auf ihre Gemeinschaft hinzuweisen, und jedes Verhalten dieses Clusters verstärkt dieselbe Botschaft. Wenn es ein Zeichen gibt, das nicht zum allgemeinen Muster passt, könnte es Ambivalenz oder sogar inneren Widerspruch zu dem Gesagten signalisieren.

Allgemeine Hinweise

Es gibt viele Website- und Business-Bücher, die Tipps für die Durchführung eines Meetings geben. Hier sind einige

1. Planen und verteilen Sie immer eine Tagesordnung vor den Sitzungen. Lassen Sie alle im Voraus vereinbaren, was die Ergebnisse des Treffens sein sollen. Übernehmen Sie die Agenda und die Ergebnisse. Seien Sie klar, warum einige darauf sind und nicht. Geben Sie eine Vorstellung von der Länge des Meetings.

2.Stellen Sie zuerst das Meeting ab. Wählen Sie einen Platz am Ende einer Tabelle (symbolischer Kopf). Haben Sie eine Politik über Leute, die zu spät kommen. Manche ignorieren, andere demütigen, andere ignorieren sie. Irgendwann braucht das eine Diskussion

3. Wenn das Treffen keine formelle Vorsitzende hat, leiten Sie es selbst.

4. Seien Sie derjenige, um den formellen Teil des Treffens zu beginnen, das übliche Zeug über Minuten des letzten Treffens.

5. Achten Sie darauf, die "Off-Agenda" -Elemente zu protokollieren und sie für später beiseite zu legen, dass sie, wenn sie während der Sitzung nicht abgedeckt sind, am Ende abgedeckt sein könnten. Es ist sehr leicht, die Seite zu verfolgen. Bleiben Sie auf der Tagesordnung.

6.Komm zurück zu "anderen Gegenständen" am Ende. Die Leute werden müde: Einige schlagen vor, dass Sie die kontroversen Gegenstände später in das Meeting bringen, wenn die Leute "sanfter" sind.

7. Sei vorsichtig mit dem machthungrigen Versuch, dich zu "entsetzen". Bleib ruhig und halte dich an den Plan

8.Verwisse die beiden Außenseiter: Sag, wenn Menschen unangemessen, übermäßig oder manipulativ sind

9. Wenn Leute aussteigen, mailen Sie sie sofort danach, um weiter zu skizzieren, was das Problem war

10.Nach dem Treffen bestätigen Sie, was Sie vereinbart haben und wer was tun muss. Beantworten Sie die Bestätigung der Aktionspläne durch die anderen Personen.

11. Hören Sie aufmerksam zu, was gesagt oder nicht gesagt wird. Wiederholen Sie die gestellte Frage oder Aussage und bitten Sie um Klarstellung, dass Sie es verstanden haben.

12.Erhole die schwierigeren Leute, eine Zusammenfassung des Treffens zu machen: was vereinbart wurde usw. Geh nicht, bis es eine Übereinstimmung darüber gibt.