Haben Sie jemals jemanden gehört, der sich beschwert hat, dass ein Meeting zu kurz war? (Ich auch nicht.) War bei einem Treffen immer frustriert, indem man sich mit weitschweifigem Geplauder die Zeit vertrieb, während die Arbeit ungeschehen blieb … oder von Nachzüglern, die routinemäßig in 10 Minuten Verspätung umherwandern? Im Sinne von Kürze und Produktivität, hier sind 5 einfache Schritte für effizientere, effektive Treffen.
1) Verbringen Sie doppelt so viel Zeit auf der Tagesordnung, wie Sie es normalerweise tun würden. Ein Problem, das häufig Treffen beeinträchtigt, sind unklare Ziele. Wenn Sie nicht genau wissen, was Sie erreichen möchten, können Sie sicher sein, dass dies nicht schnell geschieht. Als Meeting-Organisator liegt es in Ihrer Verantwortung, Klarheit über die Ziele zu haben. Wenden Sie sich bei Bedarf an ein anderes Teammitglied. Ein wenig mehr Zeit am Frontend spart mehr Zeit am Backend.
2) Verbringen Sie doppelt so viel Zeit auf der Teilnehmerliste, wie Sie es normalerweise tun würden. Fragen Sie sich genau: Müssen all diese Leute wirklich teilnehmen? Oder könnten einige von ihnen nur eine kurze E-Mail-Zusammenfassung oder einen kurzen Anruf erhalten? Wenn Sie beispielsweise eine halbstündige Besprechungsliste um vier Personen reduzieren können, deren Anwesenheit nicht unbedingt erforderlich ist, werden mühelos zwei Stunden produktiver Zeit an das Unternehmen zurückgegeben.
3) Planen Sie das Meeting für die Hälfte der Zeit, die Sie ursprünglich geplant hatten. Meetings sind wie Akkordeons – sie erstrecken sich natürlich, um den zugeteilten Raum zu füllen. Wenn Sie ein Meeting für eine Stunde planen, werden Sie wahrscheinlich die ganze Zeit in Anspruch nehmen, selbst wenn es sich um eine nette Menge zufälliger, zufälliger Gespräche außerhalb des Themas handelt. Wenn Sie das gleiche Meeting für 30 Minuten planen, werden Sie wahrscheinlich in dem engeren Zeitraum tun, was Sie brauchen. Als ich in der Geschäftswelt war, halbierte ich routinemäßig die Besprechungszeiten und wurde selten enttäuscht. Probieren Sie zweistündige Besprechungen in einer Stunde, eine Stunde Besprechungen in 30 Minuten und 30-minütige Besprechungen mit 15 aus. Mein starker Verdacht ist, dass sie gut funktionieren werden.
4) Beginnen Sie nicht 1 Sekunde zu spät. Viel zu viel Zeit wird für verspätete Ankünfte verschwendet. Früher machte es mich wahnsinnig, dass bestimmte Leute sich regelmäßig verspäten würden, und verschwendete regelmäßig 5 bis 10 Minuten für die gesamte Gruppe – und bestrafte die Pünktlichkeit. Die einfache Lösung? Warte nicht auf Nachzügler. Starten Sie den Insant, für den Sie geplant sind. Bald genug Leute werden die Idee bekommen … niemand mag es peinlich zu sein, mitten in einer schlüssigen Diskussion hineinzurutschen. Tun Sie dies ein paar Mal und Sie werden einen Ruf für Schnelligkeit entwickeln. Ich kannte zahlreiche (wenn auch nicht genug) Manager, die einen superpünktlichen Ruf hatten und dafür respektiert wurden.
5) Berücksichtigen Sie – wenn es für Ihre Geschäftsanforderungen angemessen ist – ein Stand-up-Meeting. Es gibt tatsächlich faszinierende Forschungsergebnisse, die zeigen, dass Stand-up-Meetings effizienter sein können. In einer Studie brauchten Gruppen, die standen, ungefähr ein Drittel weniger Zeit, um Entscheidungen zu treffen, als diejenigen, die … ohne Verlust der Qualität der Entscheidungen sitzen. Aus logistischen Gründen sind Stand-up-Meetings nicht immer praktisch, aber sie sind eine Überlegung wert.
Ein letzter Gedanke – und diese Analyse sollte immer Punkt 1 vorausgehen – ist, sich zu fragen: Brauchen wir überhaupt ein Treffen? Könnte es andere Wege geben – ein paar Telefonate, ein paar informelle persönliche Gespräche, ein Memo an das Team, das vielleicht die gleichen Ergebnisse wie ein Meeting erzielen könnte? Es gibt viele Male natürlich, dass Sie eine Vollversammlung brauchen, aber es tut nie weh, die Disziplin aufzudrängen, diese Frage zu stellen.
Ich bin mir bewusst, dass einige dieser Vorschläge – die Optimierung von Tagesordnungen und Teilnehmerlisten – erfordern, dass der Organisator der Besprechung zusätzliche Zeit am Frontend verbringt, aber ich bin zuversichtlich, dass die organisatorische Mathematik solide ist:
Zeitersparnis in einer Besprechung = produktive Zeit zurück in die Firma … und ein wenig mehr Zeit für eine Person im Frontend ist besser als viel Zeit, die von vielen im Backend verbracht wird.
Dieser Artikel erschien zuerst auf Forbes.com.
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Victor ist der Autor von The Type B Manager: Erfolgreich in einer Welt des Typs A (Prentice Hall Press).
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