10 Möglichkeiten, um Meetings mit schwierigen Kollegen zu überleben

Führen Sie diese Schritte aus, um die Angst und den Stress bei Gesprächen am Arbeitsplatz zu vermeiden.

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Egal, ob Sie ein Unternehmensleiter, Manager oder Mitarbeiter an der Front sind, früher oder später müssen Sie sich mit jemandem treffen, den Sie lieber meiden würden. Während die Definition eines „schwierigen“ Mitarbeiters viele Formen annimmt, werden problematische Menschen normalerweise als konträr, pessimistisch, aggressiv, argumentativ oder einfach nur negativ beschrieben.

Wenn wir wissen, dass ein Meeting erforderlich ist, verschieben und verschieben wir das Meeting oft so lange wie möglich mit der Hoffnung, die Angst und den Stress zu vermeiden, die normalerweise mit der Diskussion einhergehen. Obwohl Unannehmlichkeiten unvermeidlich sein können, gibt es viele einfach zu implementierende Strategien, um eine herausfordernde Situation erträglich zu machen und gleichzeitig Ihre Führungsfähigkeiten zu verbessern.

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Der Prozess für die Durchführung effektiver Meetings unter schwierigen Umständen beginnt mit soliden und gemeinsamen Grundregeln. Die Durchführung des Meetings ist an sich schwierig, aber bei unkooperativen Teilnehmern wird die Aufgabe noch komplexer. Befolgen Sie diese Tipps, um die Ergebnisse zu maximieren und die Zeit und Mühe anderer zu würdigen:

Verteilen Sie vor dem Meeting eine Agenda und Ziele . Obwohl dieser Vorschlag naheliegend erscheint, wie viele Meetings haben Sie besucht, ohne zu wissen, warum Sie eingeladen wurden? Wenn die Teilnehmer den Besprechungszweck im Voraus kennen, kann sich das Gespräch auf die wichtigen Themen konzentrieren, sodass keine Zeit für persönliche, erklärende, tangentiale oder exploratorische Fragen verschwendet wird.

Legen Sie eine bestimmte Start- und Endzeit für Besprechungen fest Wenn möglich, bleib im Zeitplan. Wenn Sie sich mit mehreren Personen treffen, warten Sie nicht, bis die späten Teilnehmer auftauchen. Beginnen Sie das Treffen stattdessen rechtzeitig. Wenn Sie Respekt für die Zeit anderer zeigen, werden sie wahrscheinlich auch Ihre Zeit respektieren. Schätze die Zeit anderer, als ob es deine eigene wäre.

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Beteiligungsrichtlinien festlegen . Manchmal kann das Hinzufügen von Struktur zu einer informellen Besprechung dazu führen, dass sich die Leute konzentrieren. Ausschließlich einer Schulungssituation darf niemand als Beobachter an einem Meeting teilnehmen. Informieren Sie alle Besprechungsteilnehmer darüber, warum sie eingeladen wurden und was während des Meetings von ihnen erwartet wird.

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Hör allen zu . Das Ziel eines Meetings sollte die wechselseitige Kommunikation sein. Die Teilnehmer brauchen, unabhängig davon, ob sie gültige oder ungerechtfertigte Meinungen haben, die Möglichkeit, ihre Meinung zu äußern (Harolds, 2012). Um sicherzugehen, dass Sie ihre Perspektiven verstehen, formulieren Sie, was der Einzelne sagt, und vermeiden Sie eine Bewertung oder Beurteilung. Viele Großmütter behaupten: “Sie haben aus gutem Grund zwei Ohren und einen Mund!”

Vermeiden Sie bewusst, jemanden in die Defensive zu bringen . Nehmen Sie an, dass alle Ideen einen gewissen Wert und persönlichen Wert haben. Selten hat eine geschäftliche oder berufliche Angelegenheit eine einzigartige Ursache (Hoffman, 2017). Wenn jemand seine Ansichten teilt, teilt er einen Teil von sich. Förderung der Teilnahme durch absichtliche Vermeidung einer negativen Bewertung des Beitrags.

Vorbildliche Aufrichtigkeit . Stellen Sie fest, dass Ihre Interessen, Ihre Wachsamkeit und Ihr Enthusiasmus wahrscheinlich ansteckend sind. Wenn Sie uninteressiert oder apathisch erscheinen, können andere Ihre Ansichten nicht ernst nehmen. Eine lange Forschungslinie zeigt, dass die Begeisterung von Führungskräften und insbesondere von Pädagogen die Motivation anderer Teilnehmender direkt beeinflusst und die Lernergebnisse indirekt steigert (Keller, Hoy, Goetz & Frenzel, 2016).

Halten Sie die Diskussionsaufzeichnungen . Wenn Sie eine Besprechung organisieren, notieren Sie die wichtigsten Punkte, die auf einem Flip-Chart oder einer Tafel besprochen werden, die jeder sehen kann. Wenn jemand eine Frage stellt, wiederholen oder formulieren Sie die Anfrage, bevor Sie eine Antwort geben. Es besteht kein Zweifel, dass die Frage gehört wurde und von allen Teilnehmern verstanden wird.

Bestätigen Sie die Gespräche mit einem schriftlichen Follow-up . Obwohl langwierig, sollte jedes Treffen eine Zusammenfassung dessen enthalten, was während des Treffens besprochen und vereinbart wurde. Eine kurze E-Mail nach dem Meeting mit den Worten „Wie wir besprochen haben…“ oder „Wie wir uns mit den folgenden Aktionen einverstanden erklärt haben“ reicht aus, um das Meeting zu erinnern. Das schriftliche Follow-up sollte darlegen, wer für jede Aufgabe verantwortlich ist, und wann immer möglich Fälligkeiten für Leistungen einschließen.

Modellgleichheit in der Sendezeit. Gespräche und Treffen sollten auf eine ausgewogene Beteiligung abzielen. Seien Sie kein Meeting-Schwein und sprechen Sie eine unangemessene Zeit. Wenn Sie der Meeting-Moderator sind, beziehen Sie andere ein, indem Sie Sondierungsfragen stellen, nach wichtigen Punkten suchen oder nach Feedback von Teilnehmern fragen. Die persönliche Teilnahme sollte weniger als 50% der Besprechungszeit betragen.

Scheine nicht abweisend zu sein. Schauen Sie während eines Meetings nicht auf Ihre Uhr, Ihr Telefon oder Ihren Computer. Achten Sie auf die Teilnehmer. Abgesehen von verbalem Missbrauch oder dem Unterrichten von jemandem während eines Meetings ist nichts demoralisierender oder herablassender, als der Person, die gerade spricht, Ihre volle Aufmerksamkeit zu schenken. Erwarten Sie von Personen, die glauben, dass sie während eines Meetings an den Rand gedrängt wurden, Respekt oder die Einhaltung von Richtlinien.

Erkennen Sie die Vielfalt Ihres Publikums . Einige Menschen bevorzugen Kommunikationsstile, die widerspiegeln, wie sie sich in Bezug auf andere Meetingteilnehmer sehen. Menschen können unbewusst bestimmte Rollen darstellen, um sich selbstbewusster oder komfortabler zu fühlen. Einige übliche Besprechungsdispositionen umfassen:

Schweigen bleiben – Diese Leute fühlen sich möglicherweise unangemessen, wenn es um ihr Wissen oder die Fähigkeit geht, einen sinnvollen Beitrag zu leisten. Binden Sie den Mitarbeiter in den Besprechungsprozess ein, geben Sie zusätzliche Vorbereitungszeit, stellen Sie Fragen oder bitten Sie den stillen Typ, um zusammenzufassen, was besprochen wurde.

Immer einverstanden – Die Person, die mit allem einverstanden ist, hat möglicherweise Angst, eine Meinung auszudrücken, oder sie glaubt, dass die Vereinbarung eine sozial wünschenswerte Übereinstimmung darstellt. Fragen Sie die Person, warum sie damit einverstanden ist, fragen Sie nach Vorschlägen, um die Dinge zu verbessern, oder überlegen Sie, die Person zu fragen: „Welche anderen Möglichkeiten könnten zu einem ähnlichen Ergebnis führen?“

Offen verärgert – Die verärgerte Person hat aufgestaute Emotionen, die nicht gelöst wurden. Um denjenigen zu helfen, die möglicherweise Probleme am Arbeitsplatz haben, vermeiden Sie es, Überraschungen zu vermeiden, sich auf das Zuhören zu konzentrieren und ihre Emotionen zu reflektieren. Sagen Sie Dinge wie: „Ich verstehe, dass das Treffen (oder die Entscheidung) Ihren Erwartungen nicht entspricht.“ Fragen Sie nach Verbesserungsvorschlägen, konzentrieren Sie sich auf positive Beiträge und bauen Sie einen Konsens mit anderen auf.

Randbeiträge – Ähnlich wie bei “Silent” können Menschen, die nur einen minimalen Beitrag leisten, teilnahmslos sein und die Bewegungen nur durchgehen. Um dem Desinteresse entgegenzuwirken, klären Sie die persönlichen Erwartungen und fördern Sie das Vertrauen in die Person und Organisation. Machen Sie sich nicht mit negativen Erfahrungen der Vergangenheit oder Punktschuld auseinander; Modellieren Sie stattdessen einen zukünftigen Fokus.

Überhöhte Beiträge – Wir alle kennen Menschen, die zu vielen Themen selbsternannte Experten sind. Diese Leute müssen oft angehört werden und geben ihre Meinung unabhängig von Tagesordnungen, Besprechungsrollen oder kommunizierten Erwartungen weiter. Wenn alles andere fehlschlägt, führen Sie Besprechungen im Stehen . Diese Strategie vermittelt den Eindruck der Dringlichkeit und signalisiert, dass Sie nur eine begrenzte Zeit haben und sich auf die spezifischen Herausforderungen konzentrieren müssen.

Eine klare Kommunikation am Arbeitsplatz ist für eine profitable und produktive Organisation unerlässlich (Ulrich & Dulebohn, 2015). Besprechungen können angstauslösend sein, aber der vermutete Stress lässt sich mit der richtigen Planung und Vorbereitung beherrschen. Ein paar konkrete Schritte können aus einem gefürchteten Meeting eine lohnende und produktive Entwicklungserfahrung für beide Führungskräfte und alle Beteiligten machen.

Verweise

Harolds, JA (2012). Meetings effektiv planen und durchführen, Teil III: Meetings auf Kurs halten. Clinical Nuclear Medicine , 37 (2), 164-165.

Hoffman, B. (2017). Hack your Motivation: Über 50 wissenschaftsbasierte Strategien zur Verbesserung der Leistung . Oviedo, FL: Namensnennung.

Keller, MM, Hoy, AW, Goetz, T. & Frenzel, AC (2016). Begeisterung der Lehrer: Überprüfung und Neudefinition eines komplexen Konstrukts. Educational Psychology Review , 28 (4), 743-769.

Ulrich, D. & Dulebohn, JH (2015). Sind wir schon da? Was kommt als nächstes für HR? Human Resource Management Review , 25 (2), 188-204.