Cate hatte sich mit einer Mutter am Telefon gestritten, weil sie über die Feiertage, die mit ihrem Auflegen aufhörten, zu Besuch kam. Sam und seine Frau Traci hatten am Samstagabend einen großen Schlag wegen Hausarbeiten um das Haus; Sie sind beide im Tiefkühlzustand und sagen wenig miteinander. Pauls Vorgesetzter machte in einer Teambesprechung, die Paul für spezifisch an ihn gerichtet hielt, eine Bemerkung über das Absinken der Produktion.
Störungen in der Kommunikation. Verletzung und Wut oder Angst. Müssen Sie aufwischen und machen Sie es gerade, nicht lassen Sie es verweilen oder versuchen, unter dem Teppich so zu tun und zu fegen. Aber wie? Versuchen Sie, eine E-Mail zu senden.
E-Mails als Mittel der persönlichen Kommunikation scheinen in den letzten Jahren auf der Strecke geblieben zu sein, mit Twittern und Texten. Ich bin ein großer Fan von E-Mails und schlage meinen Kunden immer wieder vor, sie nach einem Missverständnis oder Missverständnis weiter zu verfolgen. Texte und Twitter sind schreckliche Möglichkeiten, emotionale Informationen zu kommunizieren. Es ist allzu leicht, in sie hineinzulesen, die Bedeutung zu verzerren, weil oft so viel weggelassen wird, und ihre Unmittelbarkeit selbst scheint Angst und Erwartungen zu erzeugen.
E-Mails hingegen können wie Buchstaben wirken. Sie geben dir den Raum, deine Gedanken zu schreiben. Die Person, die sie liest, kann sie erneut lesen, ohne die Eile zu fühlen, zu antworten. In vielerlei Hinsicht sind sie besser als Telefonanrufe, weil der andere nicht an Ort und Stelle ist oder erwischt wird, wenn er in schlechter Laune ist oder sich mit etwas anderem beschäftigt.
Hier sind einige Richtlinien für gutes E-Mail-Schreiben:
Sagen Sie, warum Sie die E-Mail schreiben und welchen Zweck sie haben
Hier sagt Cate, dass es ihr leid tut, dass sie ihre Mutter aufgehängt hat und dass sie erklären will, was sie so aufgeregt hat. Sam sagt, dass er bemerkt, dass beide wütend und verletzt sind und nicht versuchen wollen, ihn unter den Teppich zu kehren. Paul sagt, er habe den Kommentar seines Vorgesetzten gehört und möchte seine eigenen Produktionsniveaus klären.
Sprechen Sie darüber, wie Sie sich fühlen
Verwende weiche Gefühle – verletzt, ängstlich, traurig, besorgt, besorgt. Versuche, dich von harten, negativen Emotionen wie wütend, verärgert, herumgeworfen, angewidert usw. fernzuhalten. Selbst wenn du wütend bist, sind wahrscheinlich die weicheren Emotionen darunter. Sie verwenden weiche Emotionen, weil sie für die Person leichter zu hören sind und sie so weniger defensiv machen.
Erklären Sie, wie Sie sich fühlen
Verwenden Sie "Ich-Aussagen", um zu erklären, warum Sie so reagiert haben wie Sie. Was ist mit Cates Mutter, die ihre Gefühle verletzt hat? Was hat Sam dazu veranlasst, die Vergangenheit aufzudecken? Was betrifft Paul am meisten über den Kommentar seines Vorgesetzten und seine eigene Arbeitsleistung? Helfen Sie den anderen auf einer tieferen Ebene zu verstehen, was Sie motiviert.
Schließe ein, was du denkst, dass die andere Person denkt
Dies ist eines der wichtigsten Elemente der E-Mail und einer ihrer Vorteile. Nehmen Sie sich Zeit, um in Ihre E-Mail einzutragen, was Ihrer Meinung nach der andere denkt, was Sie gesagt haben. Cate sagt ihrer Mutter, dass sie nicht versucht, kritisch oder nicht wertschätzend zu sein; Sam sagt, dass er nicht versucht, Traci zu kontrollieren; Paul sagt, dass er nicht versucht, die Bedenken seines Vorgesetzten zu minimieren. Im Wesentlichen erkennen Sie an, wie sie sich fühlen und sagen, dass sie sie von ihrer eigenen Abwehrhaltung und ihrem Gegenangriff abschneiden.
Machen Sie einen Vorschlag, um das Problem zu lösen
Eigentlich möchtest du zwei Probleme lösen. Es geht darum, worum es ging – Cate spricht einen Plan für Ferienbesuche; Sam schlägt vor, dass sie sich hinsetzen und eine Chore-Liste aufstellen, damit sich keiner von ihnen wie Aschenputtel fühlt; Paul sagt, was er von seinem Vorgesetzten braucht, damit er auf dem richtigen Weg bleibt.
Das andere Problem, das angesprochen werden muss, betrifft den gesamten Kommunikationsprozess. Hier spricht Cate davon, dass ihre Telefongespräche immer in die Vergangenheit ablaufen; Sam sagt, dass er möchte, dass sie beide zurücktreten und über die Probleme sprechen können, anstatt tagelang zu frieren; Paul sagt, dass es für ihn und seinen Vorgesetzten hilfreich sein könnte, wöchentliche Touchdown-Meetings zu haben, damit sein Vorgesetzter weiß, was er macht, damit sich mögliche Probleme nicht aufbauen, so dass sein Vorgesetzter ihm direkteres Feedback geben kann.
Follow-up persönlich oder mit einem Telefonanruf
Der Zweck der E-Mail ist nicht eine direkte oder Live-Konversation zu vermeiden. Cate sagt in ihrer E-Mail, dass sie ihre Mutter später in der Woche anrufen wird, nachdem sie Zeit gehabt hat, über ihre E-Mail nachzudenken. Sam sagt, dass er gerne über seine E-Mail sprechen würde, wenn er in jener Nacht nach Hause kommt und hört, was Traci denkt. Paul hält beim Büro seines Vorgesetzten und checkt ein, ob sein Vorgesetzter die E-Mail bekommen hat, ob er irgendwelche Fragen hat, was er über seine Ideen denkt.
Was Sie anstreben, ist eine tiefere Konversation, die eine rationellere und vollständigere Diskussion anstößt. Die E-Mail kann Ihnen und dem anderen die Möglichkeit geben, genau das zu tun.
