Es vergeht kein Tag, an dem ich mit Organisationen darüber arbeite, wie man Kommunikation und Beziehungen verbessern kann, dass eine Beschwerde über E-Mails als ständige Frustration und Produktivitätshindernis aufkommt.
Ein Unternehmen hat beschlossen, einen mutigen Schritt zu unternehmen, um etwas gegen das Problem zu unternehmen. Thyry Breton, CEO von Atos, Europas größtem IT-Unternehmen, plant, bis 2013 eine "Null" -E-Mail-Policy einzuführen. Breton argumentiert, dass nur 10% der 200 elektronischen Nachrichten von seinen mehr als 74.000 Angestellten auf der ganzen Welt jeden Tag ankommen um nützlich zu sein. "Die E-Mail ist nicht mehr das geeignete Kommunikationsmittel", sagt Breton. "Es ist Zeit, anders zu denken." Stattdessen möchte Breton, dass Atos-Mitarbeiter Chat-ähnliche elektronische Kommunikation ähnlich wie soziale Netzwerke wie Facebook oder Twitter nutzen. In einem ähnlichen Schritt hat Volkswagen Company in Deutschland beschlossen, E-Mails an bestimmte Mitarbeiter nach Arbeitsschluss zu senden.
Wie ernst ist ein Problem per E-Mail? Studien wie die von Thomas Jackson und seinen Kollegen, die in den Papers der Conference of Empirical Assessment veröffentlicht wurden, zeigen, dass es eine Minute dauern kann, bis eine Person ihre Aufmerksamkeit auf die anstehende Aufgabe richtet, nachdem sie auf eine Nachricht aufmerksam gemacht wurde Neue e-mail. Wenn die durchschnittliche Person 100 E-Mails pro Tag bekommt, sind es 90 Minuten pro Tag, die verschwendet werden, wenn man sich wieder auf die Arbeit konzentrieren muss.
Jonathan Spira, Autor von Overload: Wie zu viele Informationen für Ihre Organisation gefährlich sind , behauptet, dass Informationsüberlastung die US-Wirtschaft im Jahr 2010 fast 1 Billion US-Dollar kostet; Das Lesen und Verarbeiten von nur 100 E-Mails pro Tag kann mehr als 50% eines Wissensarbeiter-Tages beanspruchen, da es nach einer 30-sekündigen Unterbrechung 5 Minuten dauert, bis das Gehirn wieder auf Kurs ist.
Nicholas Carr, Autor von The Shallows: Was das Internet unseren Gehirnen antut, und schreibt in der New York Times , argumentiert, dass E-Mail in gewisser Weise ein Geschenk des Himmels sei, weil es uns von der teuren und steigenden Anzahl von Telefonanrufen entlastete. Er argumentiert jedoch, E-Mail "entfernt die Kosten, sowohl finanzielle als auch soziale aus der persönlichen Kommunikation."
Studien wie die von James Katz, dem Direktor des Center for Mobile Communication Studies an der Rutgers University, zitierten die Tatsache, dass die jüngere Generation keine E-Mails verwendet, um zu kommunizieren, Social-Media-Plattformen bevorzugt und SMS sendet, weil die Kommunikation unmittelbar erfolgt viel informeller.
David Allen, ein Berater und Autor von Getting Things Done , glaubt, dass es nicht möglich ist, E-Mails effektiv zu verbieten. Er behauptet, dass die mit E-Mails verbundenen Probleme mehr mit mangelnder Konzentration auf klare Kommunikation in Organisationen zu tun haben.
Amy Gallo, die im Harvard Business Review schreibt, weist darauf hin, dass das Verbot aller E-Mails zwar nicht möglich ist, Schritte zur Kontrolle exzessiver und unproduktiver E-Mails und E-Mail-Sabbaticals jedoch positive Schritte für Unternehmen darstellen können.
Eine Sache ist sicher, dass das Volumen der E-Mails und die Abhängigkeit von ihnen als bevorzugte Form der Kommunikation in Organisationen immer akuter und dysfunktionaler wird, und Informationsüberlastung ist nun das größte Problem in Organisationen.
