In meiner Arbeit mit CEOs, Führungskräften und Mitarbeitern sind Besprechungen die Nummer eins, vor allem, dass sie Zeitverschwendung sind. Und obwohl die Rezession zu einem Rückgang der Mitarbeiterzahlen geführt hat, hat sich die Nachfrage nach Besprechungszeiten nicht verändert. Wie der renommierte Ökonom John Kenneth Galbraith einmal sagte: "Meetings sind unverzichtbar, wenn man nichts tun will."
In einer Umfrage in der Industry Week gaben 2000 Manager an, dass mindestens 30% ihrer Zeit in Meetings Zeitverschwendung seien. Laut einer 3M Meeting Network Umfrage unter Führungskräften sind 25-50% der Zeit, die Menschen in Meetings verbringen, verschwendet. Und laut einer Umfrage von Office Team, einer Abteilung von Robert Half International, gaben 45% der befragten Führungskräfte an, dass ihre Mitarbeiter produktiver wären, wenn ihre Firmen Meetings für mindestens einen Tag pro Woche verbieten würden.
Mike Figliudo, der in "SmartBrief on Leadership" schrieb, führte eine Umfrage durch, die folgende Frage stellte: "Wie viel Zeit verbringen Sie in wiederkehrenden Meetings?" Er war von den Ergebnissen schockiert. Dreißig Prozent der Befragten verbringen zwischen 30 und 75% ihrer Zeit in wiederkehrenden Meetings. Er behauptet, viel von dieser Zeit sei eine Verschwendung von Geld. Figliudo berechnet die Kosten, indem er die gesamte Jahreskompensation jedes der Leute in der Versammlung auf 250 Tage pro Jahr aufteilt und diese durch 8 Stunden pro Tag dividiert. Am Beispiel eines typischen Unternehmens der leitenden Angestellten kostete das monatliche 2-stündige Mitarbeitertreffen dem Unternehmen 180.000 $ pro Jahr. Figliudo fragt, ist die daraus resultierende Produktivität die Investition wert?
Und Gehirnforschung kann uns einen weiteren Grund liefern, keine Treffen zu haben. Die Forschung von der Psychologin Kathleen Vohs an der Universität von Minnesota und ihren Kollegen sowie anderen Neurowissenschaftlern zeigt, dass wir nur eine begrenzte Menge an kognitiven oder, was sie "exekutive" Ressourcen nennen, haben. Wenn sie erschöpft sind, treffen wir schlechte Entscheidungen oder Entscheidungen. Bei Geschäftstreffen müssen die Menschen sich verpflichten, fokussieren und Entscheidungen treffen, wobei der Erschöpfung der begrenzten kognitiven Ressourcen der Teilnehmer wenig Beachtung geschenkt wird – vor allem, wenn die Sitzungen lang sind. Wenn das stimmt, können die drei- oder vierstündigen Projekttreffen kontraproduktiv sein.
Wenn Meetings unbedingt notwendig sind, müssen die für sie verantwortlichen Führungskräfte sowohl die Meetings effizient führen als auch geschickte Gruppenprozesse durchführen, nach denen die meisten Führungskräfte nach meiner Erfahrung nicht ausgebildet sind. Hier einige nützliche Tipps für Meetings:
1. Führen Sie kein Meeting durch, es sei denn, Sie müssen es tun. Vermeiden Sie wiederkehrende Besprechungen
2. Machen Sie sich über das Ergebnis und den Zweck des Treffens klar.
3. Lassen Sie jemanden das Meeting leiten, der im Gruppenprozess geschult ist
4. Verteilen Sie eine spezifische Agenda einschließlich der beabsichtigten Ergebnisse im Voraus
5. Verwenden Sie keine Besprechungen, um Informationen zu verteilen oder Aktualisierungen oder Wartungsarbeiten auf niedriger Ebene zu geben – tun Sie dies per E-Mail
6. Halten Sie Meetings kurz vor dem Mittagessen ab, damit die Leute die begrenzte Zeit schätzen
7. Verwenden Sie wann immer möglich Stand-up-Meetings ohne Stühle oder Tische
8. Begrenzen Sie Besprechungen auf eine Stunde
9. Beginnen und beenden Sie die Meetings immer zu den angekündigten Zeiten
Die meisten Untersuchungen zeigen, dass Meetings kontraproduktiv sein können und die Leute sie nicht mögen. Wenn Sie sie halten müssen, kontrollieren Sie sie.
